Zarządzenie nr 4 /21

Wójta Gminy Przybiernów

z dnia 15 stycznia 2021r.

 

 

 

w sprawie wprowadzenia procedury postępowania z pieczątkami i pieczęciami w Urzędzie Gminy Przybiernów

 

 

Na podstawie art. 33 ust. 3 i 5 ustawy z dnia 8 marca 1990 o samorządzie gminy (Dz. U. z 2020poz 713 ze zm.), art. 16c ust. 3 ustawy z dnia 31 stycznia 1980r o godle, barwach i hymnie Rzeczypospolitej Polskiej oraz pieczęciach państwowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1509. ), Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 7 grudnia 1955 roku w sprawie tablic i pieczęci urzędowych ( Dz. U. 1955.47.316 z pózn. zm.) oraz Regulaminu organizacyjnego Urzędu Gminy w Przybiernowie zarządzam co następuje:

 

 

 

§ 1

Wprowadzam Procedurę postępowania z pieczęciami i pieczątkami w Urzędzie Gminy w Przybiernowie, stanowiącą załącznik do zarządzenia.

 

§ 2

Zobowiązuje się wszystkich pracowników do zapoznania się z Procedurą.

 

§ 3

Wykonanie zarządzenia powierzam Sekretarzowi Gminy.

 

§4

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Wójt Gminy

Lilia Ławicka

 

 

 

Załącznik

do Zarządzenia nr 4/21

Wójta Gminy Przybiernów

z dnia 15 stycznia 2021r

 

 

PROCEDURA POSTĘPOWANIA Z PIECZĄTKAMI I PIECZĘCIAMI

W URZĘDZIE GMINY PRZYBIERNÓW

 

§ 1

INFORMACJE OGÓLNE

1. Określa się zasady postępowania przy zamówieniu pieczęci i pieczątek na potrzeby Urzędu Gminy Przybiernów, ich ewidencjonowania, używania, przechowywania oraz likwidacji w przypadku utraty przez nie cech użytkowych lub braku celowości dalszego użytkowania .

2. W Urzędzie Gminy Przybiernów mogą być sosowane pieczęcie urzędowe, imienne (podpisowe) oraz inne pieczątki wynikające z przepisów prawa bądź potrzeb pracowników urzędu w zakresie realizowania zadań.

3. Pieczęcie i pieczątki o których mowa w niniejszym zarządzeniu są własnością Urzędu Gminy Przybiernów, który ponosi koszty ich tworzenia.

 

§ 2

 

PIECZĘCIE I PIECZĄTKI

 

1. Pieczęcią Urzędową jest metalowa, tłoczona pieczęć okrągła, zawierająca po środku wizerunek orła ustalony dla godła Rzeczpospolitej Polskiej, a w otoku napis „ Wójt Gminy Przybiernów”.

2. Pieczęcią Urzędową może być również pieczęć o której mowa w pkt.1, zawierająca pośrodku , zamiast wizerunku orła herb Gminy Przybiernów określony w statucie Gminy.

3. Pieczęć Urzędową lub jej elektroniczny wizerunek umieszcza się tylko na dokumentach szczególnej wagi, stanowiących podstawę do podjęcia określonych czynności prawnych np. na decyzjach administracyjnych, zaświadczeniach, świadectwach.

4. Odcisku pieczęci urzędowej nie umieszcza się na kopiach dokumentów składanych do akt urzędu oraz innych pismach wysyłanych z urzędu, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.

 

§ 3

 

UPRAWNIENIA DO UŻYWANIA PIECZĄTEK I PIECZĘCI

 

1. W Urzędzie Gminy Przybiernów stosowane są pieczęcie nagłówkowe oraz imienne

( podpisowe) według wzorów określonych w załączniku nr 1 do procedury.

2. Uprawnionymi do używania pieczęci imiennych w Urzędzie Gminy są:

1. Wójt Gminy

2. Sekretarz Gminy

3. Skarbnik Gminy

4. Inni pracownicy, których zakres powierzonych zadań i czynności uzasadnia do posługiwania się taką pieczęcią.

5. Pieczęcie podpisowe powinny uwzględniać przy nazwisku pracownika także jego tytuł zgodnie z udokumentowanym charakterem wykształcenia.

6. Pieczęci imienne o treści „z up. Wójta” mogą posiadać i posługiwać się nimi jedynie osoby mające indywidualne, pisemne upoważnienie Wójta Gminy.

 

 

§ 4

 

ZAMAWIANIE PIECZATEK i PIECZĘCI

 

1. Zamówienia na wykonanie pieczęci składają Pracownicy do sekretariatu, którego wzór określa załącznik nr 2.

2. Sekretarz Gminy sprawdza treść zamawianych pieczęci i pieczątek pod względem formalno-prawnym, a następnie przekazuje do realizacji do stanowiska ds. organizacyjnych ( sekretariat).

3. Pieczęcie urzędowe wykonywane są zgodnie z Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 7 grudnia 1955 r. w sprawie tablic i pieczęci urzędowych oraz Ustawą z dnia 31stycznia 1980 r. o godle, barwach i hymnie Rzeczpospolitej Polskiej oraz o pieczęciach państwowych w części dotyczącej pieczęci urzędowych.

4. Sekretariat prowadzi „Rejestr pieczęci i pieczątek oraz ich odcisków” zwany dalej "Rejestrem", w którym ewidencjonuje się pieczęcie i pieczątki wykonane zgodnie z wnioskiem, o którym mowa w pkt.1.

5. Pieczęcie i pieczątki wydawane są za imiennym potwierdzeniem odbioru w Rejestrze (czytelny podpis odbierającego i data) (załącznik nr 3).

6. Rejestr powinien zawierać:

1) liczbę porządkową

2) odcisk pieczęci/pieczątek

3) informacje dotyczące wprowadzenia pieczęci/pieczątki do użytkowania:

a) data

b) imię, nazwisko i podpis osoby pobierającej – użytkownika pieczęci/pieczątki

4) informacje dotyczące wycofania pieczęci/pieczątki z użytkowania:

a) data

b) imię i nazwisko osoby zdającej pieczęć/pieczątkę

c) imię i nazwisko osoby przyjmującej pieczęć/pieczątkę

5) informacje dotyczące likwidacji pieczęci/pieczątki

6) uwagi np. dotyczące powodu wycofania pieczęci/pieczątki.

 

 

 

 

§ 5

 

EWIDENCJA PIECZĘCI

 

1. Po wykonaniu pieczęci lub pieczątki, sekretariat dokonuje ich rejestracji i wydaje za pokwitowaniem Pracownikowi zamówioną pieczęć lub pieczątkę, lub pracownikowi dla którego pieczątka została wykonana (w przypadku pieczątek imiennych) (załącznik nr 4).

2. Pracownicy są odpowiedzialni za używanie pieczęci urzędowych i pieczątek zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

3. Pieczęcie urzędowe należy przechowywać w żelaznych szafach lub kasetkach. Podczas urzędowania powinny one znajdować się w miejscu dostępnym tylko dla pracownika odpowiedzialnego za pieczęć.

4. Pieczątki należy przechowywać w odpowiednio zabezpieczonych szafach lub szufladach.

5. W przypadku zużycia, uszkodzenia, bądź dezaktualizacji pieczęci i pieczątek, należy je niezwłocznie zwrócić do sekretariatu.

6. Pracownik, z którym została rozwiązana umowa o pracę, zobowiązany jest rozliczyć się z pobranych i użytkowanych pieczęci i pieczątek w sekretariacie.

 

§ 6

 

ZAGINIĘCIE PIECZĄTEK SŁUŻBOWYCH

 

1. W przypadku zagubienia lub kradzieży pieczątki służbowej osoba odpowiedzialna za pieczątkę służbową zobowiązana jest do niezwłocznego powiadomienia o tym fakcie Sekretarza Gminy na piśmie, z opisem okoliczności utraty.

2. Fakt zagubienia, kradzieży lub zniszczenia pieczątek służbowych odnotowuje się w rejestrze pieczęci.

§ 7

 

LIKWIDACJA PIECZATEK

 

1. Powołuje się Komisję ds. likwidacji pieczęci zwanej dalej „Komisją”

2. W skład Komisji wchodzą:

1. Przewodniczący Komisji- Sekretarz Gminy

2. Sekretarz Komisji- pracownik zatrudniony na stanowisku pracy ds. sekretariatu.

3. Członek Komisji – pracownik merytoryczny ds. Kadr

3. Likwidacja pieczęci lub pieczątek dokonuje się raz w roku, do końca pierwszego kwartału, poprzez fizyczne zniszczenie uniemożliwiające ich identyfikację i dalsze używanie.

4. W szczególnie uzasadnionych przypadkach likwidacji pieczęci / pieczątek można dokonać doraźnie – w innym terminie niż wymieniony w pkt 3.

5. Z czynności o których mowa w pkt. 3 i 4 sporządza się protokół (załącznik nr 5 ).

6. Pracownik ds. organizacyjnych (sekretariat) zobowiązany jest do corocznej inwentaryzacji pieczątek do końca kwartału każdego roku (załącznik nr 6).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Załącznik nr 1

do Procedury postępowania z pieczęciami i pieczątkami

Urzędu Gminy Przybiernów

 

Wzory pieczątek nagłówkowych oraz podpisowych stosowanych przez organy Gminy Przybiernów oraz Urzędu Gminy Przybiernów

 

1. Wzory pieczęci nagłówkowych i pieczątek podpisowych stosowanych w sprawach należących do kompetencji Rady Gminy Przybiernów

1. nagłówkowe:

 

Rada Gminy

w Przybiernowie

 

Rada Gminy

w Przybiernowie ( okrągła )

 

2. podpisowe:

Przewodniczący Rady

Imię i nazwisko

 

 

2. Wzory pieczątek nagłówkowych oraz pieczątek podpisowych w sprawach należących do kompetencji Wójta Gminy Przybiernów:

1. nagłówkowe:

WÓJT GMINY

PRZYBIERNÓW

 

WÓJT GMINY PRZYBIERNÓW

(okrągła)

 

 

 

2. podpisowe:

WÓJT

Imię i nazwisko

 

 

3. Wzory pieczątek popisowych w sprawach załatwionych z upoważnienia Wójta Gminy:

 

Z up. WÓJTA GMINY

Imię i nazwisko

SEKRETARZ GMINY

 

Z up. WÓJTA GMINY

Imię i nazwisko

Stanowisko ( np. inspektor)

 

Z up. WÓJTA GMINY

Imię i nazwisko

SKARBNIK GMINY

 

Z up. WÓJTA GMINY

Imię i nazwisko

Kierownik USC

 

4. Wzory pieczątek nagłówkowych dla Urzędu Gminy oraz dla komórek organizacyjnych:

 

URZĄD GMINY PRZYBIERNÓW

72-110 Przybiernów ul. Cisowa 3

Telefon, fax, NIP, Regon

sekretariat@przybiernow.pl

 

GMINA PRZYBIERNÓW

72-110 Przybiernów ul. Cisowa 3

Telefon, fax, NIP, Regon

sekretariat@przybiernow.pl

 

 

 

4. wzory pieczątek imiennych pozostałych:

 

SEKRETARZ GMINY

Imię i nazwisko

 

SKARBNIK GMINY

Imię i nazwisko

 

NAZWA STANOWISKA( INSPEKTOR, PODINSPEKTOR)

Imię i nazwisko

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Załącznik nr 2

do Procedury postępowania z pieczęciami i pieczątkami

Urzędu Gminy Przybiernów

 

 

ZAPOTRZEBOWANIE

na wykonanie pieczęci/pieczątki dla Urzędu

 

 

…………………

(data)

Opis pieczątki

 

 

 

…………………………………………………

(podpis osoby składającej zapotrzebowanie)

 

 

 

Stwierdzam poprawność treści ww. pieczęci/pieczątki/tek pod względem formalnym i zgodności z przepisami prawa.

 

Akceptuję zapotrzebowanie na wykonanie ww. pieczęci/pieczątki/tek:

 

 

 

 

 

 

…………………..

(data)

 

 

……………………………………………………

(podpis osoby upoważnionej w sekretariacie)

 

 

 

Sprawdził i zatwierdził

 

 

………………………

(data)

…………………………………….

(podpis)

 

Załącznik nr 3

do Procedury postępowania z pieczęciami i pieczątkami

Urzędu Gminy Przybiernów

 

…………………………………………

Pieczęć jednostki

 

 

 

Potwierdzenie odbioru pieczęci /pieczątek

 

 

 

Potwierdzam odbiór pieczęci/ pieczątki dnia…………………………

 

 

 

 

 

 

 

…………………………………………………

Data i podpis czytelny

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Załącznik nr 4

do Procedury postępowania z pieczęciami i pieczątkami

Urzędu Gminy Przybiernów

.

 

 

 

REJESTR PIECZĘCI I PIECZĄTEK W URZĘDZIE GMINY W PRZYBIERNOWIE

 

Lp.

Odcisk pieczęci/pieczątki

Pobrane

ZWROT

LIKWIDACJA

UWAGI

Data

Imię i nazwisko pobierającego

Podpis

Data

Imię i nazwisko zwracającego

Podpis zwracającego

Data

Podpis Przewodniczącego Komisji Likwidacyjnej

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Załącznik nr 5

do Procedury postępowania z pieczęciami i pieczątkami

Urzędu Gminy Przybiernów

 

 

 

PROTOKÓŁ

z likwidacji zbędnych lub zużytych pieczęci/pieczątek używanych
w Urzędzie Gminy w Przybiernowie
sporządzony w dniu …………………………….. roku

 

Zgodnie z Procedurą postępowania z pieczęciami i pieczątkami Urzędu Gminy Przybiernów w sprawie zasad zamawiania, używania, ewidencjonowania oraz likwidacji pieczęci i pieczątek w Urzędzie Gminy w Przybiernowie Komisja Likwidacyjna w składzie:

 

 

1. ……………………………………………………………

(imię, nazwisko, stanowisko)

 

2. ……………………………………………………………

(imię, nazwisko, stanowisko)

 

3. ……………………………………………………………

(imię, nazwisko, stanowisko)

 

przeprowadziła w Urzędzie Gminy w Przybiernowie likwidację ……………. szt. pieczęci/pieczątek, według załącznika do niniejszego protokołu*, poprzez ich:

 

………………………………………………………………………………………………….

 

………………………………………………………………………………………………….

 

 

 

Na tym protokół zakończono i podpisano:

 

1. ……………………………………………

 

2. ……………………………………………

 

3. ……………………………………………

 

 

* W załączniku do protokołu należy przedstawić wykaz odcisków zlikwidowanych pieczęci/pieczątek wraz z określeniem liczby porządkowej pod którą dana pieczęć/pieczątka została zarejestrowana w Rejestrze pieczęci i pieczątek.

 

Załącznik nr 6

do Procedury postępowania z pieczęciami i pieczątkami

Urzędu Gminy Przybiernów

 

 

 

INWENTARYZACJA PIECZĘCI I PIECZĄTEK W URZĘDZIE GMINY W PRZYBIERNOWIE

KSIĘGOWOŚĆ

 

Stanowisko	Lp.	Odcisk pieczęci/pieczątki	Stan zużycia bądź uszkodzenia pieczęci/pieczątki	UWAGI np. dezaktualizacja	Podpis użytkownika/ osoby odpowiedzialnej
KSIĘGOWOŚĆ	1.		Stan dobry
KSIĘGOWOŚĆ	2
KSIĘGOWOŚĆ	3
KSIĘGOWOŚĆ	4
KSIĘGOWOŚĆ	5
KSIĘGOWOŚĆ	6
KSIĘGOWOŚĆ	7
KSIĘGOWOŚĆ	8
KSIĘGOWOŚĆ
KSIĘGOWOŚĆ
KSIĘGOWOŚĆ
KSIĘGOWOŚĆ
KSIĘGOWOŚĆ