Zarządzenie Nr 70/2024

Wójta Gminy Przybiernów

z dnia 13 czerwca 2024 r.

 

 

w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy w Przybiernowie

 

 

 

Na podstawie art. 33 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym
(Dz. U. z 2024 r. poz. 609) zarządzam co następuje:

 

§ 1. Nadaję Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy w Przybiernowie stanowiący załącznik do zarządzenia.

 

§ 2. Traci moc Zarządzenie Nr 70/21 Wójta Gminy Przybiernów z dnia 20 lipca 2021 r.
w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy w Przybiernowie (zmiany: Zarządzenie Nr 124/21 Wójta Gminy Przybiernów z dnia 1 grudnia 2021 r. w sprawie zmiany Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy w Przybiernowie, Zarządzenie Nr 95/2022 Wójta Gminy Przybiernów z dnia 30 września 2022 r. w sprawie zmiany Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy w Przybiernowie).

 

§ 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania .

 

 

Wójt Gminy

 

Bogdan Jarosław Czaplicki

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Załącznik do Zarządzenia Nr 70/2024

Wójta Gminy Przybiernów

z dnia 13 czerwca 2024 r.

 

 

REGULAMIN ORGANIZACYJNY URZĘDU GMINY W PRZYBIERNOWIE

 

Rozdział I

Postanowienia ogólne

 

§ 1. Regulamin organizacyjny Urzędy Gminy w Przybiernowie zwany dalej „Regulaminem” określa:

 

1. zakres działania i zadania Urzędu,

2. organizację wewnętrzną Urzędu,

3. zasady funkcjonowania Urzędu,

4. zakres działania kierownictwa Urzędu, referatu i poszczególnych stanowisk pracy w Urzędzie.

 

§ 2. Ilekroć w regulaminie mowa jest o:

 

1. Gminie - należy przez to rozumieć Gminę Przybiernów,

2. Urzędzie - Urząd Gminy w Przybiernowie,

3. Wójcie - należy przez to rozumieć Wójta Gminy Przybiernów,

4. Zastępcy - należy przez to rozumieć Zastępcę Wójta Gminy,

5. Radzie - należy przez to rozumieć Radę Gminy w Przybiernowie,

6. Sekretarzu - należy przez to rozumieć Sekretarza Gminy,

7. Skarbniku - należy przez to rozumieć Skarbnika Gminy ,

8. Referacie - należy przez to rozumieć Referat Urzędu Gminy lub jednoosobowe stanowisko pracy,

9. USC - należy przez to rozumieć Urząd Stanu Cywilnego.

 

§ 3. 1. Urząd jest aparatem wykonawczym Wójta realizującym zadania wynikające
z zakresu kompetencji Wójta Gminy, a także związane z obsługą Rady.

2. W szczególności Urząd realizuje zadania:

a) własne gminy wynikające z ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym oraz innych ustaw szczególnych,

b) zlecone z zakresu administracji rządowej,

c) powierzone, wynikające z zawartych porozumień z organami administracji rządowej oraz innymi jednostkami samorządu terytorialnego,

d) wynikające z uchwał i stanowisk Rady oraz zarządzeń i decyzji Wójta.

3. Przy załatwianiu spraw stosuje się przepisy ustawy Kodeks postępowania administracyjnego chyba, że przepisy szczególne stanowią inaczej.

4. W Urzędzie obowiązuje instrukcja kancelaryjna dla urzędów gmin oraz jednolity rzeczowy wykaz akt.

5. Obowiązki urzędu jako zakładu pracy, obowiązki pracowników urzędu, zasady dyscypliny pracy i inne sprawy związane z wewnętrznym porządkiem pracy nie uregulowane w niniejszym regulaminie reguluje Regulamin pracy Urzędu Gminy w Przybiernowie.

 

§ 4. 1. Działalność Urzędu jest jawna.

2. Z zastrzeżeniem wyjątków wynikających z ustaw Urząd zapewnia każdemu dostęp do informacji publicznej związanej z jego działalnością.

3. Podstawową forma informowania obywateli o działalności Urzędu stanowi Biuletyn Informacji Publicznej.

 

§ 5. 1. Urząd jest jednostką budżetową Gminy Przybiernów.

2. Urząd jest pracodawcą dla zatrudnionych w nim pracowników.

3. Siedzibą Urzędu jest miejscowość Przybiernów, ul. Cisowa 3, 72-110 Przybiernów.

4. Urząd czynny jest w dni robocze w godzinach:

1) poniedziałek 8.00-16.00,

2) wtorek - piątek 7.15-15.15.

 

Rozdział II

Wewnętrzna Struktura Organizacyjna Urzędu

 

§ 6. Strukturę organizacyjną Urzędu tworzą :

1. kierownictwo Urzędu:

1. Wójt,

2. Zastępca Wójta,

3. Sekretarz,

4. Skarbnik – Główny Księgowy Budżetu, będący jednocześnie kierownikiem referatu finansowo-budżetowego,

5. Inspektor Ochrony Danych Osobowych.

 

2. Referat i samodzielne stanowiska pracy:

1. Referat finansowo – budżetowy, w skład którego wchodzą następujące stanowiska pracy:

• stanowisko ds. księgowości finansowo-budżetowej – Zastępca Skarbnika,

• stanowisko ds. księgowości budżetowej,

• stanowisko ds. płac, podatku VAT i czynszów,

• stanowisko ds. podatków i opłat,

• stanowisko ds. księgowości podatkowej i opłat.

2. stanowisko ds. kancelaryjnych i sprzedaży nieruchomości,

3. stanowisko ds. organizacyjno-kadrowych, obsługi rady i pozyskiwania środków,

4. stanowisko ds. ochrony środowiska, rolnictwa, gospodarki komunalnej i nieruchomości,

5. stanowisko ds. drogownictwa, gospodarki bezpańskimi zwierzętami i prac gospodarczych,

6. stanowisko ds. gospodarki lokalowej, obrony cywilnej i obronności, bhp,

7. stanowisko ds. zamówień publicznych i remontów,

8. stanowisko ds. inwestycji, budownictwa, zamówień publicznych i gospodarki nieruchomościami,

9. stanowisko ds. zagospodarowania przestrzennego i nieruchomości,

10. stanowisko ds. gospodarki odpadami i utrzymania czystości w gminie,

11. stanowisko ds. sołectw, promocji gminy, cmentarzy komunalnych i skazanych,

12. stanowisko ds. oświaty, działalności gospodarczej i innych,

13. stanowisko ds. informatycznych,

14. USC - w skład którego wchodzą stanowiska:

    - kierownik USC,

    - z-ca kierownika USC.

 

§ 7. 1. W Urzędzie tworzy się Pion Ochrony Informacji Niejawnych.

2. W skład pionu ochrony wchodzą:

1. pełnomocnik ds. ochrony informacji niejawnych, którego funkcję pełni Sekretarz Gminy,

2. administrator bezpieczeństwa systemu informatycznego, którego funkcję pełni informatyk.

2. Do zadań pełnomocnika ds. ochrony informacji niejawnych należy w szczególności:

1. zapewnienie przestrzegania przepisów o ochronie informacji niejawnych w urzędzie gminy,

2. szkolenie pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych,

3. współpraca ze służbami ochrony państwa,

4. przeprowadzenie zwykłego postępowania sprawdzającego,

5. opracowanie planu postępowania z materiałami zawierającymi informacje niejawne stanowiące tajemnicę państwową w razie wprowadzenia stanu nadzwyczajnego.

 

Rozdział III

Zasady Kierowania Urzędem

 

§ 8. 1.Kierownikiem Urzędu jest Wójt.

2.Wójt wykonuje uprawnienia zwierzchnika służbowego w stosunku do wszystkich pracowników urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych na zasadach określonych odrębnymi przepisami.

3. Wójt kieruje Urzędem poprzez wydawanie zarządzeń oraz poleceń służbowych.

4. Wójt kieruje pracą Urzędu przy pomocy Zastępcy Wójta, Sekretarza i Skarbnika.

 

§ 9. Wójtowi podlegają bezpośrednio :

1. Zastępca Wójta,

2. Sekretarz,

3. Skarbnik

4. samodzielne stanowiska pracy ds.:

a) ochrony środowiska, rolnictwa, gospodarki komunalnej, nieruchomościami i drogownictwa,

b) gospodarki lokalowej, obrony cywilnej i obronności, bhp,

c) zagospodarowania przestrzennego, nieruchomości i transportu,

d) gospodarki odpadami, utrzymania czystości w gminie i promocja gminy,

e) prac gospodarczych, komunalnych, interwencyjnych i gospodarki bezpańskimi zwierzętami,

f) USC,

g) Pełnomocnik Ochrony Informacji Niejawnych,

h) Inspektor Ochrony Danych.

 

§ 10. 1. Zastępca Wójta koordynuje czynności pracownika, które dotyczą spraw inwestycji, budownictwa, zamówień publicznych i gospodarki nieruchomościami.

2. W przypadku, gdy nie ma Zastępcy Wójta, czynności pracowników wymienione w ust. 1 koordynuje Wójt Gminy.

 

§ 11. 1. Sekretarz kieruje pracą stanowisk ds.:

1) kancelaryjnych i sprzedaży nieruchomości,

2) organizacyjno – kadrowych, obsługi rady i sołectw i pozyskiwania środków,

3) informatycznych.

2. Nadzoruje przestrzeganie dyscypliny pracy oraz regulaminów i instrukcji kancelaryjnej.

 

§ 12. Skarbnik Gminy kieruje pracą referatu finansowo – budżetowego, nadzoruje czynności podejmowane w Urzędzie i pozostałych jednostkach organizacyjnych Gminy w związku
z wykonywaniem budżetów oraz odpowiada za właściwe przygotowanie projektów uchwał okołobudżetowych.

Rozdział IV

Zakres działania kierownictwa

 

§ 13. 1. Za bieżące dostosowywanie zakresów działania do aktualnych potrzeb w związku
ze zmieniającymi się przepisami i potrzebą racjonalizacji wykonywania zadań publicznych odpowiada Sekretarz Gminy.

2. Szczegółowe kompetencje i odpowiedzialność pracowników określają ich zakresy czynności ustalane przez bezpośredniego przełożonego lub Sekretarza i zatwierdzane przez Wójta.

3. W celu zapewnienia efektywnej pracy i ciągłości działalności Urzędu, ustala się system zastępstw, który realizowany jest poprzez określenie zastępstw w zakresach czynności pracowników.

4. W szczególnych sytuacjach, zastępstwa ustalane są na bieżąco przez Wójta, Sekretarza
lub Skarbnika.

 

§ 14. Do zakresu działania Wójta należy:

1. Kierowanie bieżącymi sprawami gminy oraz reprezentowanie jej na zewnątrz.

2. Kieruje Urzędem zapewniając:

1. prawidłowe wykonywanie zadań przez wybór form i metod pracy referatów,

2. ustalanie zakresów czynności pracownikom Urzędu,

3. stosowanie właściwej polityki kadrowej,

4. organizowanie kontroli i egzekwowanie wniosków pokontrolnych,

5. przestrzeganie dyscypliny pracy,

6. właściwe i terminowe załatwianie spraw obywateli, w tym również skarg i wniosków,

3. Kierowanie gospodarką finansową gminy i jej funduszami.

4. Wydawanie decyzji w sprawach indywidualnych z zakresu administracji publicznej.

5. Udzielanie pisemnych upoważnień pracownikom Urzędu do wydawania decyzji w jego imieniu.

6. Nadzorowanie realizacji budżetu Gminy.

7. Uczestniczenie w sesjach Rady Gminy.

8. Przedkładanie Radzie Gminy projektów uchwał.

9. Udzielanie odpowiedzi na wnioski i zapytania radnych.

10. Wydawanie zarządzeń.

11. Odpowiadanie w imieniu gminy za wykorzystanie mienia gminnego.

12. Uczestniczenie w pracach związków i porozumień międzygminnych oraz wykonywanie zadań wynikających z tych porozumień.

13. Wykonywanie innych czynności zastrzeżonych do czynności Wójta przepisami prawa oraz uchwałami Rady Gminy.

14. Wójt Gminy jest Szefem Obrony Cywilnej Gminy, do którego należy:

1. wykonywanie zadań w ramach powszechnego obowiązku obrony określonych właściwymi przepisami, a związanymi ze sprawami obrony cywilnej,

2. wykonywanie zadań określonych właściwymi przepisami w zakresie spraw obronnych na terenie Gminy,

3. wykonywanie zadań określonych właściwymi przepisami w zakresie spraw zarządzania kryzysowego na terenie Gminy.

15. Pod nieobecność Wójta czynności kierownika Urzędu podejmuje Zastępca Wójta, a w dalszej kolejności Sekretarz i Skarbnik.

 

§ 15. Do zadań Zastępcy Wójta należy w szczególności:

1. Kierowanie bieżącymi sprawami gminy oraz reprezentowanie jej na zewnątrz.

2. Kierowanie Urzędem zapewniając:

a) prawidłowe wykonywanie zadań przez wybór form i metod pracy,

b) ustalanie zakresów czynności pracownikom Urzędu,

c) stosowanie polityki kadrowej,

d) organizowanie kontroli i egzekwowanie wniosków pokontrolnych,

e) przestrzeganie dyscypliny pracy,

f) właściwe i terminowe załatwianie spraw obywateli, w tym również skarg i wniosków.

3. Wydawanie decyzji w sprawach indywidualnych z zakresu administracji publicznej.

4. Nadzorowanie realizacji budżetu Gminy.

5. Uczestniczenie w sesjach Rady Gminy.

6. Zastępstwo Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w przypadku nieobecności kierownika USC.

7. Uczestniczenie w pracach związków i porozumień międzygminnych oraz wykonywanie zadań wynikających z tych porozumień.

8. Nadzorowanie nad małymi projektami, zapytaniami ofertowymi.

9. Wykonywanie zadań Wójta podczas jego nieobecności zgodnie z pełnomocnictwami
   i upoważnieniami udzielonymi przez Wójta.

10. Reprezentowanie Gminy podczas uroczystości i oficjalnych spotkań w zakresie uzgodnionym z Wójtem.

11. Nadzór nad działalnością Instytucji Oświatowych.

12. Nadzór nad działalnością Instytucji Kultury i Bibliotek.

13. Nadzór nad działalnością Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych.

14. Planowanie i organizacja pracy dla pracowników w ramach robót publicznych i prac interwencyjnych.

 

§ 16. 1. Sekretarz Gminy wykonuje zadania powierzone przez Wójta oraz zapewnia warunki sprawnego działania Urzędu.

2. Do zadań Sekretarza w szczególności należy:

1. Organizowanie pracy Urzędu i koordynowanie działań podejmowanych przez poszczególne samodzielne stanowiska pracy w tym:

- opracowywanie zakresu czynności dla poszczególnych stanowisk,

- informowanie Wójta Gminy o konieczności dokonywania zmian personalnych,

- nadzorowanie czasu pracy pracowników samorządowych.

2. Prowadzenie w ramach posiadanych upoważnień, bieżących spraw Gminy.

3. Zastępuje Wójta Gminy podczas nieobecności jego i jego zastępcy w ramach udzielonych upoważnień, oprócz kompetencji kierownika jednostki, zgodnie z ustawą
   o informacjach niejawnych.

4. Opracowywanie projektów aktów prawnych, niezbędnych do funkcjonowania gminy oraz urzędu.

5. Nadzór i koordynowanie przygotowania materiałów na posiedzenia Rady Gminy
   i komisji.

6. Udział w sesjach rady gminy i posiedzeniach komisji.

7. Koordynacja oraz sporządzanie niezbędnych sprawozdań i informacji na temat działalności gminy.

8. Kierowanie obiegiem dokumentów w urzędzie.

9. Prowadzenie spraw związanych z naborem nowych pracowników.

10. Udzielanie wszelkiej pomocy i informacji nowo przyjętym pracownikom.

11. Prowadzenie służby przygotowawczej dla samodzielnych stanowisk pracy
    i organizacja egzaminów.

12. Przygotowywanie dokumentacji dotyczącej oceny pracowników.

13. Zapewnienie zgodności wydawanych decyzji i działania Urzędu z obowiązującymi przepisami prawa.

14. Sprawowanie nadzoru w zakresie stosowania przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego, przepisów instrukcji kancelaryjnej oraz innych aktów regulujących pracę Urzędu i służących bieżącemu załatwianiu spraw gminy i interesantów.

15. Sprawowanie nadzoru nad przestrzeganiem zasad rzetelnego i terminowego załatwiania spraw przez pracowników.

16. Prowadzenie kontroli wewnętrznej oraz koordynowanie kontroli zarządczej w gminie.

17. Prowadzenie książki kontroli zewnętrznej.

18. Prowadzenie spraw związanych z wyborami, referendami i konsultacjami społecznymi.

19. Prowadzenie spraw z zakresu informatyzacji urzędu.

20. Prowadzenie spraw z zakresu ochrony danych osobowych.

21. Nadzorowanie prowadzenia i eksploatacji archiwum zakładowego.

22. Wykonywanie obowiązków pełnomocnika ds. informacji niejawnych.

23. Zapewnienie publikacji prawa miejscowego, obwieszczeń oraz wszelkich informacji
    o charakterze publicznym na terenie gminy Przybiernów.

24. Nadzór merytoryczny nad BIP oraz udzielaniem informacji publicznych na wniosek.

25. Koordynowanie i kontrola rozpatrywania skarg i wniosków.

26. Organizacja współdziałania Urzędu z sołectwami.

27. Współpraca z Urzędem pracy w Goleniowie dot. prac publicznych, interwencyjnych, staży
    i praktyk zawodowych.

28. Wydawanie wymaganych poświadczeń urzędowych oraz sporządzanie zeznań świadków
    do celów emerytalnych.

29. Prowadzenie rejestru zarządzeń Wójta.

30. Realizacja postanowień i poleceń Wójta Gminy.

31. Kontrola obowiązków zgodnie z ustawą o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością
    na tle seksualnym i ochronie małoletnich.

 

§ 17. Do zadań Skarbnika w szczególności należy:

1. Kierowanie bezpośrednie pracą referatu finansowo – budżetowego.

2. Opracowanie projektu budżetu gminy oraz jego zmian w ciągu roku.

3. Prowadzenie rachunkowości jednostki zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami, polegające zwłaszcza na:

1. organizowaniu sporządzania, przyjmowania, obiegu, archiwizowania i kontroli dokumentów,

2. bieżącym i prawidłowym prowadzeniu księgowości i sprawozdawczości finansowej,

3. nadzorowaniu całokształtu prac z zakresu rachunkowości, wykonywanych przez poszczególne komórki organizacyjne oraz jednostki nie bilansujące samodzielnie.

4. Prowadzenie gospodarki finansowej jednostki zgodnie z obowiązującymi zasadami, polegającymi zwłaszcza na:

1. wykonywaniu dyspozycji środkami pieniężnymi zgodnie z przepisami

dotyczącymi zasad wykonywania budżetu, gospodarki środkami pozabudżetowymi i innymi, będącymi w dyspozycji jednostki,

2. zapewnieniu pod względem finansowym prawidłowości umów zawieranych przez jednostkę,

3. przestrzeganiu zasad rozliczeń pieniężnych i ochrony wartości pieniężnych,

4. zapewnieniu terminowego ściągania należności i dochodzenia roszczeń spornych oraz spłaty zobowiązań,

5. Analiza wykorzystania środków przydzielonych z budżetu lub środków

pozabudżetowych i innych, będących w dyspozycji jednostki.

6. Opracowywanie projektów przepisów wewnętrznych wydawanych przez

kierownika jednostki, dotyczących prowadzenia rachunkowości, a w szczególności zakładowego planu kont, obiegu dokumentów, zasad przeprowadzenia i rozliczania inwentaryzacji.

7. Kontrola wewnętrzna w Urzędzie i jednostkach organizacyjnych Gminy pod

względem finansowym .

8. Aprobata pism dotyczących spraw finansowych, zatwierdzanie dokumentów

księgowych do wypłaty.

9. Sporządzanie zbiorczych sprawozdań kwartalnych z wykonania budżetu dla jednostek nadzorujących i Rady Gminy.

10. Współpraca z Regionalną Izbą Obrachunkową w zakresie realizacji budżetu.

11. Współpraca ze stanowiskami w dziedzinie dotacji i subwencji.

12. Analiza wykorzystania dotacji udzielonych z budżetu.

 

Rozdział V

Zadania i zakresy działania samodzielnych stanowisk

 

§ 18. 1. Funkcjonowanie Urzędu opiera się na zasadzie jednoosobowego kierownictwa, hierarchicznego podporządkowania, podziału czynności i indywidualnej odpowiedzialności
za wykonywanie powierzonych zadań.

2. Urząd działa w strukturze referatów i samodzielnych stanowisk pracy.

3. Referaty dzielą się na stanowiska pracy.

4. Referaty i stanowiska pracy tworzy i likwiduje Wójt.

5. Referatem kierują kierownicy.

 

§ 19. Do wspólnych zadań referatów oraz wszystkich pracowników Urzędu Gminy, zatrudnionych na samodzielnych stanowiskach pracy należy:

1. Zapewnienie właściwej i terminowej realizacji przydzielonych zadań.

2. Znajomość aktualnych przepisów prawnych oraz orzecznictwa sądowego bezpośrednio związanych z wyznaczonym zakresem obowiązków.

3. Opracowywanie propozycji do projektów wieloletnich programów rozwoju w zakresie swojego działania oraz zapewnienie terminowej i właściwej realizacji zadań określonych w programie rozwoju i budżecie gminy.

4. Współdziałanie z organami samorządowymi różnych szczebli oraz stowarzyszeniami
   i organizacjami pozarządowymi działającymi na terenie gminy.

5. Współdziałanie z właściwymi organami administracji rządowej.

6. Rozpatrywanie skarg, wniosków i interpelacji według właściwości.

7. Przygotowywanie okresowych analiz, informacji i sprawozdań.

8. Przestrzeganie zasad prawidłowej obsługi interesantów oraz zapewnienie terminowego załatwiania spraw wpływających do urzędu.

9. Ponoszenie odpowiedzialności za prawidłowe dysponowanie środkami finansowymi określonymi w budżecie na realizację zadań merytorycznych, w tym również przestrzeganie dyscypliny budżetowej.

10. Opracowywanie projektów aktów prawnych organów Gminy oraz indywidualnych decyzji z zakresu administracji publicznej.

11. Opracowywanie projektów zarządzeń i pism okólnych Wójta Gminy oraz realizacja wydanych zarządzeń.

12. Opracowywanie wniosków do projektu budżetu gminy oraz projektów planów finansowych
    dla zadań zleconych z zakresu administracji rządowej oraz zadań powierzonych.

13. Opracowywanie odpowiedzi na wnioski i zapytania radnych oraz wnioski komisji rady.

14. Współdziałanie z innymi stanowiskami pracy w celu realizacji zadań wymagających uzgodnień między nimi.

15. Prowadzenie postępowań w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej oraz przygotowanie projektów rozstrzygnięć z wyjątkiem egzekucji należności pieniężnych, należących do wyłącznej kompetencji referatu finansowego.

16. Współdziałanie z jednostkami organizacyjnymi działającymi na terenie Gminy w zakresie realizacji zadań merytorycznych.

17. Opracowywanie sprawozdawczości statystycznej i innych prac statystycznych, zapewniając zgodność sprawozdań ze stanem faktycznym.

18. Ochrona tajemnicy państwowej i służbowej oraz zapewnienie ochrony dostępu do informacji niejawnych, współdziałanie w zakresie informacji niejawnej z pełnomocnikiem ds. informacji niejawnych.

19. Współdziałanie wszystkich pracowników ze stanowiskiem ds. obrony cywilnej i obronności
    w zakresie zarządzania kryzysowego, Obrony Cywilnej i Spraw Obronnych.

20. Współdziałanie w zakresie promocji gminy.

21. Realizowanie zadań określonych ustawami o zamówieniach publicznych, o ochronie danych osobowych.

22. Stosowanie zasad wewnętrznego obiegu akt zgodnie z Instrukcją Kancelaryjną,

23. Prowadzenie rejestrów dokumentów udostępnianych,

24. Udzielanie informacji publicznej w trybie i zakresie określonymi przepisami prawa oraz zarządzeniem Wójta,

25. Realizacja zadań wynikających z programów pracy przyjętych przez organy gminy w zakresie merytorycznym komórki,

26. Redagowanie Biuletynu Informacji Publicznej w zakresie działania stanowiska pracy

27. Wykonywanie innych zadań na polecenie Wójta lub osoby przez niego upoważnionej .

 

§ 20. Radca prawny zapewnia, na zasadach określonych ustawą o radcach prawnych obsługę prawną:

1. Rady Gminy.

2. Urzędu Gminy.

3. Jednostek organizacyjnych gminy.

4. Sołtysów.

 

§ 21. Do zakresu działania stanowiska ds. kancelaryjnych i sprzedaży nieruchomości należy:

1. Prowadzenie kancelarii Urzędu.

2. Obsługa biurowa i sekretarska Wójta.

3. Zamawianie pieczęci, prowadzenie wymaganej dokumentacji w tym zakresie.

4. Sprawowanie nadzoru nad pieczęciami urzędowymi.

5. Przyjmowanie, wysyłanie i rozdzielanie korespondencji, obsługa korespondencji
   z platformy EPUAP.

6. Prowadzenie ewidencji korespondencji wchodzącej i wychodzącej zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej.

7. Udzielanie informacji interesantom i kierowanie ich do właściwych pracowników.

8. Przyjmowanie interesantów zgłaszających skargi i wnioski oraz organizowanie ich kontaktów
   z Wójtem.

9. Przygotowywanie umów na korzystnie z usług pocztowych i telekomunikacyjnych, prowadzenie spraw związanych z opłatą za używanie odbiorników i innych urządzeń audiowizualnych.

10. Obsługiwanie urządzeń telefonicznych i teleksowych oraz kserokopiarki.

11. Prenumerata czasopism oraz zaopatrywanie urzędu w wydawnictwa specjalistyczne
    i fachowe zgodnie ze wskazówkami przełożonych.

12. Prowadzenie spraw w zakresie tablic urzędowych i informacyjnych, materiałów informacyjno – adresowych dla potrzeb Urzędu i sołectw.

13. Prowadzenie spraw socjalnych pracowników zgodnie z obowiązującymi przepisami.

14. Prowadzenie obsługi gospodarczej urzędu i świetlic, a w tym prowadzenie magazynu materiałów biurowych , gospodarki drukami i formularzami.

15. Nadzór nad przechowywaniem i wydawaniem kluczy Urzędu Gminy i świetlic wiejskich.

16. Koordynowanie działalności świetlic wiejskich oraz współpraca z opiekunami tych placówek.

17. Prowadzenie spraw związanych ze sportem, rekreacją i organizacjami pozarządowymi.

18. Z zakresu gospodarki nieruchomościami:

a) zbywanie nieruchomości niezabudowanych,

b) zlecanie wycen nieruchomości.

 

§ 22. Do zakresu działania stanowiska ds. organizacyjno – kadrowych, obsługi rady
i pozyskiwania środków należy:

1. Prowadzenie spraw kadrowych pracowników Urzędu, OSP, pracowników w ramach umów
   z Powiatowym Urzędem Pracy oraz Kierowników gminnych jednostek organizacyjnych.

2. Prowadzenie list obecności i kart ewidencyjnych czasu pracy pracowników.

3. Nadzór nad aktualnością szkoleń z zakresu bhp oraz badań lekarskich.

4. Obsługa organizacyjno – techniczna Rady, Komisji Rady a w szczególności:

1. wykonywanie czynności związanych z planowaniem pracy organów gminy,

2. sporządzanie harmonogramu prac przygotowawczych do sesji Rady Gminy,

3. sporządzanie projektów uchwał w sprawach regulaminowych i organizacyjnych,

4. sporządzanie terminarzy posiedzeń,

5. sporządzanie sprawozdań i informacji z działalności organów,

6. kompletowanie i przekazywanie materiałów członkom organów gminy na posiedzenia,

7. sporządzanie całościowej dokumentacji z posiedzeń organów gminy w tym protokołowanie,

8. sporządzanie list wypłat diet dla radnych,

9. przygotowywanie aktów prawa miejscowego oraz innych aktów organów gminy
   do publikacji i przesyłanie do publikacji w Dzienniku Urzędowym Województwa Zachodniopomorskiego i w BIP,

10. przekazywanie uchwał organom nadzoru nad działalnością gminy (Wojewodzie
    i Regionalnej Izbie Obrachunkowej),

11. przekazywanie do realizacji uchwał właściwym pracownikom i jednostkom organizacyjnym,

12. prowadzenie rejestru uchwał Rady Gminy i dokumentacji z tym związanej,

13. realizacja wniosków i interpelacji,

14. prowadzenie korespondencji Rady,

15. kompletowanie dokumentacji dotyczącej skarg obywateli rozpatrywanych przez organ stanowiący Gminy.

5. Przygotowanie organizacyjne i techniczne wyborów ławników.

6. Prowadzenie rejestrów:

1. upoważnień do wydawania decyzji w indywidualnych sprawach z zakresu administracji wydanych przez Wójta pracownikom Urzędu,

2. wydawanych pełnomocnictw kierownikom gminnych jednostek organizacyjnych
   nie posiadających osobowości prawnej,

3. upoważnień udzielanych przez Wójta do składania oświadczeń woli związanych
   z prowadzeniem bieżącej działalności Gminy i zarządu mieniem,

4. umów i umów zleceń,

5. gminnych jednostek organizacyjnych,

6. jednostek pomocniczych gminy

7. skarg i wniosków kierowanych do Rady Gminy.

7. Obsługa spotkań i narad pracowniczych organizowanych przez Wójta, Zastępcę, Sekretarza
   lub Skarbnika.

8. Ustalanie i realizowanie potrzeb w zakresie środków ochrony indywidualnej oraz odzieży
   i obuwia roboczego, których stosowanie na określonych stanowiskach jest niezbędne.

9. Przygotowywanie dokumentacji z zakresu ochrony danych osobowych (RODO).

10. Rejestrowanie oświadczeń majątkowych Radnych, pracowników Urzędu Gminy
    i kierowników jednostek organizacyjnych gminy.

11. Realizacja zadań zleconych z zakresu przeprowadzania wyborów i referendów.

12. Prowadzenie spraw związanych z pozyskiwaniem krajowych i unijnych środków pomocowych.

13. Realizacja zadań z zakresu ochrony przeciwpożarowej i współdziałanie w tym zakresie
    z gminnym komendantem OSP.

14. Wystawianie faktur VAT zgodnie z zakresem czynności, w tym rozliczanie bieżące odbiorców wody.

15. Wykonywanie obowiązków, zgodnie z ustawą z dnia 21.11.2008 r. o wspieraniu termomodernizacji i remontów oraz o centralnej ewidencji emisyjności budynków,
    w szczególności wprowadzanie do centralnej ewidencji emisyjności budynków (CEEB) danych
    i informacji zawartych w deklaracji, o której mowa w art. 27g ustawy.

16. Stałe zastępstwo pracownika w sekretariacie Urzędu podczas jego nieobecności.

 

§ 23. Do zakresu działania stanowiska ds. ochrony środowiska, rolnictwa, gospodarki komunalnej
i nieruchomościami należą w szczególności sprawy:

1. Rolnictwa i łowiectwa w szczególności opiniowanie rocznych planów łowieckich.

2. Współpraca z organizacjami pozarządowymi działającymi na rzecz rolnictwa.

3. Prowadzenie spraw z zakresu kwarantanny i ochrony roślin, nasiennictwa.

4. Współpraca z sołtysami w zakresie rolnictwa.

5. Wydawanie zezwoleń na trzymanie psów ras uznanych za agresywne.

6. Sprawowanie nadzoru nad gospodarką leśną w lasach nie stanowiących własności skarbu państwa.

7. Prowadzenie dokumentacji stanu przyrody.

8. Sprawowanie nadzoru nad podmiotami eksploatującymi wodociągi i oczyszczalnie ścieków oraz sieć kanalizacyjną.

9. Realizacja zadań wynikających z ustawy Prawo Ochrony Środowiska, w tym prowadzenie procedur i przygotowanie decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach zgody na realizację przedsięwzięcia oraz w zakresie dostępu do informacji o środowisku i jego ochronie.

10. Realizacja zadań w zakresie ustawy prawo wodne w szczególności sprawy melioracji.

11. Realizacja zadań w zakresie ustawy prawo geologiczne i górnicze.

12. Współpraca w zakresie planowania przestrzennego gminy dotyczącej terenów przeznaczonych pod zalesienia.

13. Z zakresu gospodarki nieruchomościami następujące sprawy:

a) zbywanie nieruchomości zabudowanych (budynków i lokali),

b) zlecanie wycen nieruchomości oraz odbiór tych prac.

15. Prowadzenie wykazów indywidualnych gospodarstw rolnych, wydawanie zaświadczeń
w tym zakresie oraz sporządzanie zeznań świadków do celów emerytalnych.

16. Stwierdzania prawomocności i ostateczności rozstrzygnięć (decyzji, postanowień) wydawanych przez Wójta Gminy lub z Jego upoważnienia.

 

§ 24. Do zakresu działania stanowiska ds. drogownictwa, gospodarki bezpańskimi zwierzętami, prac gospodarczych należą w szczególności sprawy:

1. Sprawy dróg i ulic:

1. naprawy i utrzymanie dróg gminnych, w tym letnie i zimowe utrzymanie dróg,

2. opracowywanie planów remontów, modernizacji i bieżącego utrzymania dróg,

3. prowadzenie ewidencji dróg i obiektów mostowych,

4. dokonywanie rocznych przeglądów dróg na terenie gminy oraz bieżące uzupełnianie oznakowania poziomego i pionowego,

5. opiniowanie projektów tymczasowej organizacji ruchu,

6. remonty dróg – małe zapytania ofertowe,

7. naliczanie opłat za zajęcie pasa drogowego,

8. przeprowadzanie kontroli naruszenia pasów drogowych, dróg gminnych i egzekwowanie przywrócenia ich do stanu pierwotnego.

2. Nadawanie nazw miejscowości, ulic i placów oraz prowadzenie i aktualizowanie ewidencji numeracji porządkowej nieruchomości.

3. Uzgodnienia lokalizacji zjazdów i infrastruktury.

4. Organizowanie ochrony bezdomnych zwierząt na zasadach określonych w odrębnych przepisach.

5. Prowadzenie spraw związanych z pojazdami służbowymi.

6. Zakup niezbędnych materiałów do wykonywania prac konserwatorskich, gospodarczych
i porządkowych oraz sprawdzanie pod względem merytorycznym zakupów paliwa, olejów, smarów, części zamiennych do narzędzi i urządzeń będących na wyposażeniu pracowników gospodarczych.

7. Prowadzenie ewidencji nieczystości ciekłych – sprawozdania, kontrole.

8. Kontrola kominów i instalacji elektrycznych oraz remonty z tym związane – lokale stanowiące mienie gminy (mieszkania, obiekty gminne).

 

§ 25. Do zadań zakresu działania stanowiska ds. gospodarki lokalowej, obrony cywilnej
i obronności, bhp należy:

1. W zakresie gospodarki lokalowej:

1. gospodarowanie mieszkaniowym zasobem gminy,

2. realizowanie zadań określonych ustawą o własności lokali oraz ustawą o najmie lokali mieszkalnych,

3. przygotowywanie dla Rady Gminy projektów zasad gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy,

4. prowadzenie ewidencji podań o przydział i zamiany lokali komunalnych,

5. współdziałanie z komisją w zakresie kwalifikacji osób uprawnionych do przydziału lokalu na podstawie złożonych podań,

6. sprawowanie nadzoru w zakresie remontów, modernizacji budynków i lokali mieszkalnych pozostających w zarządzie gminy,

7. prowadzenie spraw z przekwaterowaniem do mieszkań zastępczych osób bez tytułu prawnego,

8. przygotowywanie projektów umów najmu i dzierżawy gminnych lokali i obiektów użytkowych,

9. przygotowywanie projektów stawek czynszu za 1m2 powierzchni użytkowej lokalu.

    

2. W zakresie spraw związanych z obronnością kraju, obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego należy prowadzenie spraw dotyczących:

    

w zakresie spraw obronnych

1. planowania obronnego,

2. organizacji i funkcjonowania systemu kierowania obronnością w Gminie, w szczególności stałego dyżuru i stanowiska kierowania,

3. przygotowania Gminy w ramach systemu obronnego państwa do realizacji umożliwiających mobilizacyjne rozwiązanie Sił Zbrojnych, w szczególności zorganizowania Akcji Kurierskiej,

4. wykonywania zadań związanych z planowaniem i nakładaniem na terenie Gminy obowiązku świadczeń osobistych i rzeczowych na rzecz obrony,

5. przygotowania rezerw osobowych na potrzeby obronności (reklamowanie),

6. przygotowanie publicznej i niepublicznej służby zdrowia na potrzeby obronne państwa,

7. planowania i organizowania szkolenia obronnego,

8. kontroli wykonywania zadań obronnych.

    

w zakresie obrony cywilnej:

1. realizacja programów wynikających z polityki państwa w zakresie obrony cywilnej,

2. realizacja zadań obrony cywilnej mających na celu zapewnienie ochrony ludności gminy przed niebezpieczeństwami wynikającymi z działań wojennych, klęsk żywiołowych
   i zagrożeń środowiska,

3. prowadzenie magazynu sprzętu OC,

4. tworzenie bazy danych, gromadzenie i przetwarzanie aktualnych informacji potencjalnych źródłach zagrożenia dla ludności, urządzeń infrastruktury technicznej,

5. opracowywanie i opiniowanie planów obrony cywilnej,

6. organizowanie i koordynowanie szkoleń oraz ćwiczeń obrony cywilnej,

7. organizowanie szkolenia ludności w zakresie obrony cywilnej,

8. przygotowanie i zapewnienie działania systemu wykrywania i alarmowania oraz systemu wczesnego ostrzegania o zagrożeniach,

9. przygotowywanie do działań formacji obrony cywilnej,

10. przygotowywanie i organizowanie ewakuacji ludności na wypadek powstania masowego zagrożenia dla życia i zdrowia na znacznym obszarze,

11. planowanie i zapewnienie ochrony oraz ewakuacji dóbr kultury i innego mienia
    na wypadek zagrożenia zniszczeniem,

12. wyznaczanie zakładów opieki zdrowotnej zobowiązanych do udzielania pomocy medycznej poszkodowanym w wyniku masowego zagrożenia życia i zdrowia ludności
    oraz nadzorowanie przygotowania tych zakładów do niesienia tej pomocy,

13. zaopatrywanie organów i formacji obrony cywilnej w sprzęt, środki techniczne
    i umundurowanie, niezbędne do wykonywania zadań obrony cywilnej, a także zapewnienie odpowiednich warunków przechowywania, konserwacji, eksploatacji, remontu i wymiany tego sprzętu, środków technicznych oraz umundurowania;

w zakresie zarządzania kryzysowego

1. opracowywanie planu zarządzania kryzysowego gminy,

2. ochrona ludności gminy przed powodzią, skutkami intensywnych opadów śniegu, mrozów, suszy, pożarów i innymi klęskami żywiołowymi oraz usuwanie skutków klęski żywiołowej,

3. organizowanie akcji informacyjnej w zakresie procedur alarmowania i ostrzegania (ustawa o stanie klęski żywiołowej),

4. przygotowanie wykazu obiektów i rejonów zagrożonych powodzią i innymi klęskami żywiołowymi,

5. przygotowanie wykazu stanu zaopatrzenia magazynu przeciwpowodziowego na terenie gminy,

6. prowadzenie dokumentacji, organizacja szkoleń i posiedzeń Gminnego Zespołu Zarządzania Kryzysowego,

7. prowadzenie innych spraw zleconych przez Wójta.

3. Opracowywanie wewnętrznych Zarządzeń Wójta, regulaminów i instrukcji dotyczących bhp, organizowanie szkoleń dla pracowników w zakresie bhp oraz przygotowywanie dokumentacji powypadkowej.

4. Wydawanie zezwoleń na usuwanie drzew lub krzewów z terenu nieruchomości, wymierzanie kar i opłat za samowolne ich wycięcie.

§ 26. Do zakresu działania stanowiska pracy ds. zamówień publicznych i remontów należy:

1. Nadzór i współpraca nad zamówieniami publicznymi – małe projekty, zapytania ofertowe, granty.

2. Nadzór i współpraca nad inwestycjami i remontami mienia gminnego.

3. Uczestnictwo w odbiorach technicznych inwestycji i remontów.

4. Prowadzenie książek obiektów gminnych.

5. Przegląd placów zabaw, świetlic, obiektów gminnych, kotłowni i klimatyzacji.

6. Pomoc przy organizacji imprez gminnych.

7. Planowanie i organizacja pracy dla pracowników w ramach robót publicznych i prac interwencyjnych.

 

§ 27. Do zakresu działania stanowiska pracy ds. inwestycji, budownictwa, zamówień publicznych
i gospodarki nieruchomościami należy:

1. Prowadzenie postępowania administracyjnego w sprawach ustalających warunki zabudowy
   i zagospodarowania terenu oraz wydawanie decyzji o warunkach zabudowy
   i zagospodarowania terenu oraz ustalenia lokalizacji inwestycji celu publicznego.

2. Współdziałanie z innymi Instytucjami w zakresie nadzoru urbanistyczno-architektonicznego i budowlanego.

3. Współpraca z Powiatowym Inspektorem Nadzoru Budowlanego.

4. Organizacja i przeprowadzanie przetargów w zakresie inwestycji, remontów, modernizacji mienia gminnego, zgodnie z ustawą o zamówieniach publicznych.

5. W zakresie zamówień publicznych:

a) prowadzenie rejestru zamówień publicznych,

b) odpowiedzialność za przygotowanie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego
pod względem formalnym,

c) sporządzanie wymaganych sprawozdań.

6. Uczestnictwo w odbiorach technicznych inwestycji i remontów.

7. Opracowywanie materiałów niezbędnych do rozliczenia finansowego inwestycji i remontów w tym: określenie wartości wykonanej inwestycji i remontu oraz przygotowywanie dokumentów przejęcia środka trwałego (OT) i przekazanie środka trwałego (PT).

8. Przygotowywanie projektów uchwał w zakresie wykonywanych zadań.

 

§ 28. Do zadań na stanowisku ds. zagospodarowania przestrzennego i nieruchomości należy:

1. Prowadzenie spraw związanych z zagospodarowaniem przestrzennym gminy
   oraz wydawanie odpisów, wyrysów i zaświadczeń w sprawach różnych związanych
   z zagospodarowaniem przestrzennym.

2. Opiniowanie projektów podziału nieruchomości pod kątem ich zgodności
   z ustaleniami miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego.

3. Prowadzenie postępowania administracyjnego oraz przygotowywanie decyzji dotyczących opłat adiacenckich.

4. Prowadzenie postępowania administracyjnego w sprawach ustalających warunki zabudowy
   i zagospodarowania terenu oraz wydawanie decyzji o warunkach zabudowy
   i zagospodarowania terenu.

5. Współdziałanie z innymi Instytucjami w zakresie nadzoru urbanistyczno-architektonicznego i budowlanego oraz Współpraca z Powiatowym Inspektoratem Nadzoru Budowlanego.

6. Prowadzenie spraw użytkowania wieczystego, spraw rozgraniczenia, podziału i scalania gruntów.

7. Prowadzenie spraw komunalizacyjnych, zamiany i przejęcia nieruchomości.

8. Oddawanie nieruchomości niezabudowanych gminy w użyczenie lub dzierżawę.

9. Wydawanie zezwoleń na lokalizację szyldów, reklam oraz innych obiektów nie związanych
   z gospodarką drogową.

10. Ustalenie wysokości opłaty za korzystanie ze środowiska.

11. Kontrola spełniania obowiązków zawarcia umowy ubezpieczeń przez rolników.

 

§ 29. Do zakresu działania stanowiska ds. gospodarki odpadami, utrzymania czystości w gminie należy:

1. Realizacja zadań wynikających z ustawy o odpadach.

2. Realizacja zadań wynikających z ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminie.

3. Kontrola spełniania obowiązków określonych w art. 5 ust. 1-4 ustawy o utrzymaniu czystości
   i porządku w gminie.

4. Wystawianie upomnień i tytułów wykonawczych.

5. Współpraca z działem egzekucyjnym Urzędu Skarbowego.

6. Naliczanie prowizji dla inkasentów.

 

§ 30. Do zakresu działania stanowiska ds. sołectw, promocji gminy, cmentarzy komunalnych
i skazanych należy:

1. Prowadzenie i aktualizacja strony internetowej gminy i facebooka.

2. Prowadzenie rejestru gospodarstw agroturystycznych i dokumentacji z tym związanej.

3. Sprawy zdrowia, w szczególności współpraca z NZOZ działającymi na terenie gminy Przybiernów.

4. Prowadzenie archiwum zakładowego w Urzędzie Gminy.

5. Współdziałanie z Sądami Rejonowymi w zakresie pracy przez skazanych.

6. Obsługa sołectw, w szczególności przygotowywanie list wypłat sołtysom.

7. Udzielanie pomocy w zakresie wyborów sołtysów i organów samorządu wiejskiego oraz współdziałania sołectw z organami gminy oraz prowadzenie zbiorów uchwał
   i protokołów zebrań wiejskich.

8. Realizacja zadań wynikających z ustawy o transporcie zbiorowym, w szczególności wydawanie zezwoleń na wykonywanie regularnych przewozów osób w krajowym transporcie drogowym na terenie gminy.

9. Prowadzenie strony internetowej – media społecznościowe.

10. Nadzór nad zarządzaniem cmentarzami komunalnymi.

 

§ 31. Do zakresu działania stanowiska ds. księgowości finansowo - budżetowej – Zastępca Skarbnika należy:

1. Dekretowanie dokumentów finansowych zgodnie z zakładową polityka rachunkowości, rozporządzeniem w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości i klasyfikacją budżetową, kontrola formalna i rachunkowa, prowadzenie ewidencji analitycznej
   i syntetycznej dla organu gminy-budżetu gminy.

2. Księgowanie i rozliczanie otrzymanych dotacji na zadania własne i zlecone
   oraz sporządzanie sprawozdań z ich wykonania.

3. Terminowe przekazywanie dochodów budżetu państwa zrealizowanych przez gminę.

4. Rozliczanie inwentaryzacji.

5. Aktualizacja mienia gminy do ubezpieczenia, współpraca z ubezpieczycielem.

6. Kompletowanie wniosków o dofinansowanie.

7. Prowadzenie ewidencji środków trwałych oraz sporządzanie wymaganej sprawozdawczości.

8. Uzgadnianie kont z jednostkami organizacyjnymi Gminy: Urzędem Gminy, Ośrodkiem Pomocy Społecznej i Gminnym Zespołem Ekonomiczno – Administracyjnym Szkół.

9. Opracowywanie wymaganej sprawozdawczości w wymaganym zakresie.

10. Sporządzanie wniosków o płatność i sporządzanie wymaganej sprawozdawczości opisowej, merytorycznej, rzeczowej i finansowej dla wniosków realizowanych od 2018 r.

11. Współpraca ze stanowiskiem ds. budownictwa i zamówień publicznych w zakresie wniosków i programów unijnych.

12. Współpraca ze Skarbnikiem Gminy w przygotowywaniu zmian budżetowych
    oraz sprawozdań z wykonania budżetu gminy, proponowanie zmian do przepisów wewnętrznych dotyczących prowadzenia rachunkowości, a w szczególności: zakładowego planu kont, instrukcji obiegu dokumentów.

13. Zastępstwo Skarbnika Gminy oraz pracownika ds. płac.

14. Przygotowywanie dokumentów księgowych do archiwizacji.

 

§ 32. Do zakresu działania stanowiska ds. księgowości budżetowej należy:

1. Prowadzenie ewidencji analitycznej wydatków budżetu gminy oraz ich uzgadnianie.

2. Prowadzenie ewidencji analitycznej i syntetycznej dla jednostki budżetowej, uzgadnianie kont, potwierdzanie sald-Urzędu Gminy.

3. Szczegółowa analiza wydatków, placu wydatków gminy w celu opracowania zmian budżetowych i budżetu na następny rok.

4. Uzgadnianie planów finansowych budżetu gminy zgodnie z uchwałami Rady Gminy
   i zarządzeniami Wójta Gminy.

5. Opracowywanie wymaganej sprawozdawczości jednostkowej w zakresie prowadzonych spraw, sprawozdań miesięcznych, kwartalnych z zakresu wydatków, dochodów i zobowiązań.

6. Wypisywanie KW, rozliczanie zaliczek.

7. Składanie wyciągów bankowych oraz przeglądanie – kontrola dowodów księgowych pod kątem przeprowadzenia kontroli merytorycznej i formalno-rachunkowej oraz zatwierdzenia
   do wypłaty dla konta podstawowego.

8. Kontrola formalna i rachunkowa dokumentów księgowych.

9. Prowadzenie ewidencji ilościowo-wartościowej wyposażenia, paliwa i opału, kwart. ich uzgadnianie.

10. Przygotowywanie dokumentów ze stanowiska do archiwum.

11. Współpraca ze Skarbnikiem Gminy w przygotowywaniu projektu budżetu gminy, zmian budżetowych, sprawozdań kwartalnych oraz sprawozdań z wykonania budżetu gminy.

12. Prowadzenie ewidencji wyposażenia, pozostałych środków trwałych.

 

§ 33. Do zakresu działania stanowiska pracy ds. płac, podatku VAT i czynszów należy:

1. Sporządzenie list płac dla pracowników, prowadzenie kart wynagrodzeń, naliczanie umów zleceń i o dzieło, naliczanie prowizji dla sołtysów, naliczanie ekwiwalentów strażackich
   i innych, sporządzanie obowiązujących dokumentów i sprawozdań.

2. Naliczanie i terminowe odprowadzanie składek ZUS, Funduszu Pracy, PFRONu, podatku dochodowego od osób fizycznych od płac i umów zleceń oraz prowadzenie dokumentacji
   wg obowiązujących przepisów.

3. Prowadzenie rozliczeń i dokumentacji w zakresie płac i obowiązujących świadczeń na rzecz pracowników robót publicznych i interwencyjnych.

4. Pełna współpraca z Urzędem Skarbowym, ZUS-em, Powiatowym Urzędem Pracy w zakresie jak wyżej.

5. Prowadzenie księgowości analitycznej i syntetycznej PKZP.

6. Księgowanie czynszów wspólnoty mieszkaniowej, za budynki oraz grunty mienia gminy
   i skarbu państwa, opłat za reklamę, wspólnoty mieszkaniowej oraz ich bieżąca egzekucja.

7. Składanie wyciągów i przeglądanie – kontrola dowodów księgowych pod kontem przeprowadzenia kontroli merytorycznej i formalno – rachunkowej oraz zatwierdzania
   do wypłaty dla kont pomocniczych i lokat.

8. Wprowadzanie przelewów bankowych, w tym w mechanizmie podzielonej płatności, sprawdzanie na białej liście.

9. Zastępstwo przy wypisywaniu KW.

10. Prowadzenie spraw Gminy Przybiernów związanych z bieżącym podatkiem VAT.

11. Korekty rozliczeń oraz wnioski o zwrot nadpłat podatku VAT.

12. Księgowanie i ewidencja analityczna dochodów „różnych” zgodnie z klasyfikacją budżetową oraz ich uzgadnianie i sprawozdawczość.

13. Przygotowywanie dokumentów ze stanowiska do archiwizacji.

14. Współpraca ze Skarbnikiem Gminy.

 

§ 34. Do zakresu działania stanowiska ds. księgowości podatkowej i opłat należy:

1. Prowadzenie księgowości dochodów budżetowych: podatku rolnego, podatku leśnego, podatku od nieruchomości, podatku od środków transportu, opłat za reklamę, podatku od posiadania psów i opłaty targowej.

2. Analityczne księgowanie wpływów z dochodów ze sprzedaży nieruchomości oraz ich bieżąca egzekucja.

3. Analityczne księgowanie opłat za wieczyste użytkowanie gruntów oraz ich bieżąca egzekucja.

4. Księgowanie i ewidencja analityczna opłaty eksploatacyjnej oraz jej uzgadnianie, sprawozdawczość i egzekucja.

5. Sporządzanie sprawozdań w zakresie prowadzenia ewidencji wg klasyfikacji budżetowej.

6. Wystawianie upomnień.

7. Wykonywanie zadań w zakresie egzekucji należności budżetowych.

8. Współpraca z działem egzekucyjnym Urzędu Skarbowego.

9. Wypisywanie konto kwitariuszy inkasentom i ich rozliczanie.

10. Naliczanie prowizji dla inkasentów.

11. Prowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania.

12. Prowadzenie ewidencji środków trwałych oraz sporządzanie wymaganej sprawozdawczości.

13. Nadzór i rozliczanie opłaty targowej.

14. Zastępstwo pracownika ds. podatków i opłat oraz gospodarki odpadami.

 

§ 35. Do zakresu działania stanowiska ds. podatków i opłat należy:

1. Dokonywanie wymiaru należności budżetowych:

1. podatku rolnego i leśnego,

2. podatku od nieruchomości,

3. podatku od środków transportu.

2. Przygotowywanie projektów uchwał zmieniających wysokość podatków i opłat.

3. Wydawanie zaświadczeń o wielkości użytków rolnych na podstawie posiadanej dokumentacji.

4. Przygotowywanie decyzji umorzeń podatku od spadków i darowizn.

5. Weryfikacja zgodności z ewidencją gruntów (rejestrami geodezyjnymi) lub planem urządzenia lasu - danych zgłoszonych przez podatnika do opodatkowania podatkiem leśnym.

6. Przeprowadzanie kontroli - w terenie - w zakresie rzetelności danych zawartych w wykazach nieruchomości, a stanowiących podstawę opodatkowania.

7. Sporządzanie sprawozdań w zakresie skutków obniżenia górnych stawek podatkowych, udzielonych ulg i zwolnień a także  skutków wydanych decyzji w zakresie umorzeń zaległości podatkowych, rozłożenia na raty, odroczenia terminy płatności, zwolnienia z obowiązku.

8. Ścisła współpraca ze Skarbnikiem Gminy w sprawach dotyczących przygotowania prowizorium budżetu.

9. Rozpatrywanie wniosków o umorzenie lub odroczenie terminów płatności w/w należności.

10. Wydawanie zaświadczeń o wielkości użytków rolnych na podstawie posiadanej dokumentacji.

11. Naliczanie opłaty prolongacyjnej od zobowiązań podatkowych.

12. Rozpatrywanie wniosków w sprawie udzielenia pomocy publicznej w zakresie podatków
    i sporządzanie sprawozdań w tym zakresie.

13. Wydawanie zaświadczeń o wysokości zapłaconej należności zabezpieczonej hipoteką.

14. Nadzór i rozliczanie opłaty targowej.

     

 

§ 36. Do zakresu działania USC należy (stanowisko dwuosobowe):

1. W odniesieniu ds. obywatelskich i ewidencji ludności:

1. prowadzenie spraw w zakresie ewidencji ludności i dowodów osobistych,

2. przestrzeganie zasad o ochronie danych osobowych,

3. przyjmowanie zgłoszeń meldunkowych na pobyt stały i czasowy oraz prowadzenie ewidencji w tym zakresie,

4. prowadzenie postępowania administracyjnego w sprawach zameldowania i wymeldowania,

5. aktualizacja i prowadzenie stałego rejestru wyborców,

6. wydawanie zaświadczeń o prawie do głosowania,

7. prowadzenie spraw wojskowych – uczestnictwo w poborze i rejestracji przedpoborowych,

8. wydawanie zezwoleń i nadzorowanie zbiórek publicznych,

9. wydawanie decyzji dotyczących przyznawanie żołnierzom i członkom ich rodzin zasiłków na utrzymanie rodziny,

10. współdziałanie z Policją.

2. W odniesieniu ds. USC należą sprawy wynikające z przepisów prawa o aktach stanu cywilnego, kodeksu rodzinnego i opiekuńczego a zwłaszcza;

1. sporządzanie aktów małżeństw, urodzeń i zgonów oraz prowadzenie ksiąg stanu cywilnego małżeństw, urodzeń i zgonów,

2. wydawanie odpisów aktów stanu cywilnego,

3. wykonywanie zadań wynikających z konkordatu,

4. sporządzanie sprawozdań wynikających z w/w zakresu.

 

§ 37. Do zakresu działania stanowiska ds. oświaty, działalności gospodarczej i innych:

1. Prowadzenie spraw związanych z pełnieniem przez Gminę funkcji organu prowadzącego szkoły
i przedszkola.

2. Nadzór nad prowadzeniem spraw związanych z przyznawaniem nagród przez Wójta dla uczniów.

3. Sporządzenie i przygotowanie przetargu na dostarczenie gazu do obiektów gminnych i szkół.

4. Współpraca z osobami niepełnosprawnymi dowożonymi do placówek oświatowych.

5. Współdziałanie z zakładami energetycznymi w zakresie energii elektrycznej oraz prowadzenie spraw związanych z regulacją oświetlenia gminy.

6. Wydawanie zezwoleń, nadzorowanie zbiórek publicznych oraz imprez masowych.

7. Prowadzenie spraw związanych z ewidencją działalności gospodarczej oraz wydawaniem zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych.

8. Rejestr żłobków.

9. Realizacja zadań wynikających z przepisów ustawy o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami, a w szczególności:

a) prowadzenie gminnej ewidencji zabytków nieruchomości z terenu gminy;

b) sporządzanie i aktualizowanie gminnego programu opieki nad zabytkami.

 

§ 38. Do zakresu działania informatyka należy w szczególności:

1. Administrowanie systemami, sieciami informatycznymi i teleinformatycznymi w Urzędzie,
   w tym archiwizowanie zasobów elektronicznych.

2. Wdrażanie nowych systemów informatycznych i teleinformatycznych.

3. Zabezpieczenie Urzędu w sprzęt informatyczny i teleinformatyczny oraz jego bieżące utrzymanie.

4. Organizacja szkoleń pracowników Urzędu w zakresie wykorzystania zainstalowanego sprzętu
   i oprogramowania komputerowego.

5. Koordynacja systemu komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej w urzędzie. m. in. poczta elektroniczna, internet, elektroniczny system obiegu dokumentów, podpis cyfrowy.

6. Ochrona systemów i sieci teleinformatycznych dotyczących informacji niejawnych i współpraca w tym zakresie z pełnomocnikiem ds. ochrony informacji niejawnych.

7. Nadzór nad właściwym zabezpieczeniem sprzętu w którym przetwarzane są dane osobowe.

8. Pełnienie obowiązków redaktora BIP i jego bieżąca aktualizacja.

9. Przeprowadzanie przetargów na zakup sprzętu komputerowego.

10. Przeciwdziałanie dostępowi osób niepowołanych do systemu, w którym przetwarzane są dane osobowe.

11. Podejmowanie odpowiednich działań w przypadku wykrycia naruszeń zabezpieczeń
    lub podejrzenia naruszenia w systemie.

12. Utrzymywanie kontaktów z podmiotami krajowego systemu cyberbezpieczeństwa
    oraz wykonywanie innych obowiązków, które na podmiot publiczny nakłada ustawa
    o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa.

13. Nadzór nad naprawami, konserwacją oraz likwidacją urządzeń komputerowych na których zapisane są dane osobowe.

14. Zarządzanie hasłami użytkowników, systemami antywirusowymi i ich procedurami.

15. Nadzór nad wykonywaniem kopii zapasowych, ich przechowywaniem oraz okresowym sprawdzaniem pod kątem ich dalszej przydatności.

16. Nadzór nad prawidłowością archiwizacji oraz usuwania danych osobowych.

 

§ 39. 1. W zależności od potrzeb Gminy obsługa prawna, informatyczna, w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przez Inspektora Ochrony Danych może być prowadzona także na podstawie stałego zlecenia.

2. Obsługę prawną Urzędu wykonuje podmiot uprawniony do wykonywania obsługi prawnej zgodnie z ogólnie obowiązującymi przepisami.

3. Obsługę informatyczną Urzędu może wykonywać podmiot uprawniony do wykonywania obsługi informatycznej zgodnie z ogólnie obowiązującymi przepisami.

4. Inspektora Ochrony Danych może zatrudniać podmiot zewnętrzny, z którym będzie podpisana umowa.

 

§ 40. Do zakresu obowiązków stanowisk robotniczych należy:

1. Sprzątaczki:

1. bieżące utrzymywanie czystości pomieszczeń biurowych, sanitarnych,

2. pielęgnacja terenów zielonych tj. klombów w miejscowości Przybiernów,

3. właściwe zabezpieczenie pomieszczeń i całego budynku,

4. dbanie o zabezpieczenie budynku przed dostępem osób trzecich oraz zabezpieczenie przed możliwością pożaru w czasie i po wykonywaniu pracy,

5. zgłaszanie do przełożonego lub organów policji wszelkich zjawisk wskazujących
   na domniemanie wystąpienia kradzieży lub włamania oraz uwag dotyczących ochrony mienia i dokumentów w Urzędzie.

2. Pracownik gospodarczy:

1. utrzymywanie porządku i czystości wokół budynku urzędu,

2. dbanie o zieleń i rabaty kwiatowe przy urzędzie,

3. dbanie o trawniki na gminnych stadionach sportowych i w miejscach publicznych w gminie,

4. w okresie jesienno-zimowym odśnieżanie schodów i placu.

 

3. Konserwator:

1. dbanie o prawidłowe działanie urządzeń grzewczych, elektrycznych i sanitarno-kanalizacyjnych,

2. drobna naprawa mebli biurowych,

3. dekorowanie urzędu i miejscowości Przybiernów flagami z okazji świąt państwowych
   i innych uroczystości.

 

 

 

Rozdział VI

Zasady i tryb pracy Urzędu

 

§ 41. 1. Pracownicy Urzędu w wykonywaniu swoich obowiązków i zadań Urzędu działają
na podstawie prawa i obowiązani są do ścisłego jego przestrzegania.

2. Indywidualne sprawy obywateli załatwiane są w terminach określonych w Kodeksie postępowania administracyjnego i przepisach szczególnych.

3. Odpowiedzialność za terminowe i prawidłowe załatwianie indywidualnych spraw obywateli ponoszą pracownicy zgodnie z ustalonymi zakresami obowiązków.

 

§ 42. 1. Pracownicy obsługujący interesantów zobowiązani są do:

1. udzielania informacji niezbędnych przy załatwianiu danej sprawy i wyjaśnienia treści obowiązujących przepisów,

2. przygotowywania rozstrzygnięcia spraw w miarę możliwości niezwłocznie, a w pozostałych przypadkach do określenia terminu ich załatwienia,

3. informowania zainteresowanych o stanie załatwienia ich sprawy,

4. powiadamiania o przedłużeniu terminu rozstrzygnięcia sprawy w przypadku zaistnienia takiej konieczności,

5. informowania o przysługujących środkach odwoławczych lub środkach zaskarżenia wydanych rozstrzygnięć.

2. Interesanci mają prawo wnosić sprawy w formie pisemnej, ustnej, telefonicznej,
za pośrednictwem telefaksu oraz elektronicznej skrzynki podawczej.

 

§ 43. 1. Celem wykonania powierzonych zadań pracownicy Urzędu wykonują następujące czynności i działania:

1. przyjmują, rozpatrują i załatwiają indywidualne sprawy obywateli bez zbędnej zwłoki,
   w sposób rzetelny i sumienny, z uwzględnieniem terminów określonych w kodeksie postępowania administracyjnego (KPA) i zasady pisemności,

2. przygotowują decyzje w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej,

3. podejmują przedsięwzięcia organizacyjne w celu zapewnienia właściwej i terminowej realizacji zadań,

4. właściwie przyjmują i załatwiają interesantów,

5. zapoznają się na bieżąco z nowymi przepisami prawnymi, stosują obowiązujące ich przepisy prawne oraz wytyczne dotyczące powierzonych im zadań,

6. zapewniają realizację zadań wynikających z uchwał Rady i wniosków Komisji Rady,

7. realizują zarządzenia i postanowienia Wójta i polecenia kierownictwa Urzędu,

8. realizują zadania ochrony mienia w zakresie ustalonym odrębnymi przepisami,
   a mieszczącymi się w zakresie działania poszczególnych komórek organizacyjnych,

9. organizują i podejmują niezbędne przedsięwzięcia w zakresie ochrony tajemnicy państwowej i służbowej,

10. przestrzegają tajemnicy skarbowej wynikającej z ordynacji podatkowej,

11. dokonują samokontroli prawidłowości wykonywania własnej pracy w oparciu
    o obowiązujące przepisy prawa i obowiązki wynikające z zakresu czynności służbowych
    w celu realizacji kontroli zarządczej.

2. Pracownicy upoważnieni do przetwarzania danych osobowych są zobowiązani do przestrzegania tajemnicy danych osobowych i w tym celu stosowania określonych procedur i środków mających na celu zabezpieczenie danych przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym.

 

§ 44. 1. Pracownik Urzędu obowiązany jest przestrzegać zasady podporządkowania służbowego wynikającego z organizacji Urzędu i szczegółowego podziału czynności.

2. Pełnienie zastępstw w trakcie nieobecności pracownika zostały określone w indywidualnych zakresach czynności.

3. Załatwianie w godzinach pracy spraw innych niż służbowe dopuszczalne jest wyłącznie
w granicach i na zasadach określonych w kodeksie pracy i przepisach szczególnych.

4. W godzinach pracy Urzędu pracownik powinien być obecny na swoim stanowisku pracy.

5. Po zakończeniu pracy pracownicy są zobowiązani do zabezpieczenia pomieszczeń biurowych
a klucze pozostawiać w miejscu do tego wyznaczonym.

6. Przed rozpoczęciem urlopu pracownik powinien załatwić wszystkie terminowe sprawy. Jeżeli jest to niemożliwe, przekazuje je do załatwienia zastępującemu go pracownikowi.

 

§ 45. Pracownicy Urzędu ponoszą odpowiedzialność służbową i dyscyplinarną przed Wójtem.

 

§ 46. 1. Gospodarowanie środkami rzeczowymi odbywa się w sposób racjonalny, celowy
i oszczędny z uwzględnieniem zasady szczególnej staranności w zarządzaniu mieniem komunalnym.

2. Dysponowanie środkami finansowymi odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

 

§ 47. W celu właściwego przekazywania informacji oraz zawiadamiania obywateli
o zasadach pracy Urzędu stosuje się:

1. tablice ogłoszeń w poszczególnych sołectwach,

2. tablicę informacyjną oraz informację umieszczaną na stronach internetowych o godzinach pracy Urzędu oraz dniach i godzinach przyjęć interesantów przez Wójta i jego Zastępcę
   w zakresie skarg i wniosków,

3. tablicę informacyjną o rozmieszczeniu stanowisk pracy w Urzędzie,

4. tabliczki na drzwiach pokoi biurowych wyszczególniające nazwę komórki, nazwiska
   i imiona pracowników, stanowiska służbowe.

 

Rozdział VII

Organizacja działalności kontrolnej

 

§ 48. 1. Kontrolę zarządczą w Gminie Przybiernów stanowi ogół działań podejmowanych
dla zapewnienia realizacji i zadań gminy w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny
i terminowy.

2. System kontroli obejmuje kontrole zewnętrzne i wewnętrzne.

3. Kontrole zewnętrzne prowadzone są w jednostkach organizacyjnych gminy, które prowadzą pracownicy urzędu na podstawie upoważnienia Wójta Gminy.

4. Kontrole wewnętrzne prowadzone są na stanowisku pracy Urzędu Gminy.

5. Kontrola stanowisk pracy urzędu dokonywana jest w zakresie:

1. organizacji i dyscypliny pracy, terminowości i prawidłowości załatwiania spraw obywateli, przestrzeganie przepisów kancelaryjnych – Sekretarz Gminy,

2. realizacja zadań wynikających z budżetu gminy, prawidłowości załatwiania spraw finansowych w tym pobierania opłaty skarbowej – Skarbnik Gminy.

   6. Kontrole dokumentowane są przez kontrolujących w formie protokołów kontroli, zgodnie
   z odrębnym zarządzeniem.

   7. Protokół powinien zawierać:

1. nazwę jednostki kontrolowanej,

2. datę i przedmiot kontroli,

3. imiona i nazwiska kontrolowanych,

4. syntetyczny opis stanu faktycznego,

5. stwierdzenie nieprawidłowości oraz ich przyczyny i skutki,

6. osoby odpowiedzialne za stwierdzone nieprawidłowości,

7. pouczenie o prawie wniesienia wyjaśnień,

8. podpisy kierownika jednostki kontrolowanej, osoby kontrolowanej oraz kontrolującego.

 

Rozdział VIII

Narady

 

§ 49. 1. W celu określenia lub skoordynowania problemów społeczno – gospodarczych gminy, mogą być organizowane narady z udziałem zainteresowanych osób za zgodą Wójta
lub na jego polecenie.

2. Obsługę techniczno-biurową narady zapewnia jej organizator.

 

§ 50. 1. W celu przekazania realizacji określonych zadań oraz przekazywanie informacji mających znaczenie dla działalności urzędu, mogą być organizowane narady pracowników.

2. Narady o których mowa w ust. 1 zwołuje i prowadzi Wójt lub upoważniona przez niego osoba.

 

Rozdział IX

Organizacja przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg, wniosków i petycji, przyjmowanie obywateli w Urzędzie

 

§ 51. 1. Rozpatrywanie oraz załatwianie skarg i wniosków w Urzędzie odbywa się zgodnie
z postanowieniami kodeksu postępowania administracyjnego oraz przepisami szczegółowymi.

2. W sprawie skarg i wniosków przyjmują klientów Urzędu następujący pracownicy: Wójt Gminy, Zastępujący pracownicy: Zastępca Wójta, Sekretarz, Skarbnik.

3. Przyjmowanie w Urzędzie osób w sprawach indywidualnych, w tym również w sprawach skarg i wniosków odbywa się przez:

1. Wójta

- w sprawach skarg i wniosków w poniedziałki w godz. od 13.00 do 16.15,, w pozostałe dni w godzinach pracy Urzędu.

- w pozostałych sprawach indywidualnych w pozostałe dni tygodnia w godzinach pracy Urzędu.

2. Zastępcę, Sekretarza, Skarbnika i pracowników Urzędu - codziennie w godzinach pracy Urzędu.

2. Sekretarz jest odpowiedzialny za koordynację i tryb rozpatrywania skarg i wniosków złożonych w Urzędzie Gminy.

3. Sekretarz wyznacza osobę odpowiedzialną za rozpatrzenie skargi lub wniosku oraz rejestruje skargę lub wniosek w rejestrze.

4. Skargi na działanie Wójta Gminy przekazuje się do Rady Gminy.

5. Pracownik wyznaczony do rozpatrzenia skargi lub wniosku, po przeprowadzonym postępowaniu wyjaśniającym, przygotowuje projekt odpowiedzi na skargę lub wniosek, który przedkłada do akceptacji Wójtowi lub Sekretarzowi.

6. W przypadku akceptacji pracownik odpowiedzialny za rozpatrzenie skargi lub wniosku przygotowuje odpowiedź, którą podpisuje Wójt lub Sekretarz i wysyła ją do wnioskodawcy.

7. Rejestr skarg i wniosków prowadzi Sekretarz Gminy.

8. Pracownicy odpowiedzialni za rozpatrzenie skarg i wniosków przechowują cą zgodnie
   z rzeczowym wykazem akt komplet dokumentacji.

 

§ 52. 1. Interesanci przyjmowani są bez zbędnej zwłoki . Informacje są udzielane wyczerpująco
w oparciu o przepisy KPA i w takim zakresie by nie naruszały przepisów ustawy o ochronie informacji niejawnych i ochronie danych osobowych.

2. Udostępnianie akt indywidualnych w sprawach z zakresu administracji samorządowej następuje z zachowaniem przepisów KPA.

3. Pracownik prowadzący sprawę powinien działać w sprawie wnikliwie i szybko, posługując się możliwie najprostszymi środkami, które prowadzą do jej załatwienia.

 

§ 53. 1. Petycje podlegają rejestracji w Rejestrze Petycji.

2. Rejestr petycji udostępniany jest w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Gminy
w Przybiernowie.

 

Rozdział X

Podpisywanie dokumentów

 

§ 54. Wójt podpisuje:

1. Zarządzenia, regulaminy i okólniki wewnętrzne.

2. Pisma związane z reprezentowaniem gminy na zewnątrz.

3. Pisma do Rady Gminy, Przewodniczącego Rady Gminy i jednostek organizacyjnych gminy,

4. Pisma stanowiące odpowiedzi na interpelacje i wnioski radnych oraz skargi i wnioski interwencyjne obywateli,

5. Pisma stanowiące oświadczenie woli w zakresie bieżącej działalności gminy,

6. Decyzje w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej ,

7. Decyzje dotyczące nawiązania, trwania i rozwiązania stosunku pracy pracowników urzędu
   i kierowników jednostek organizacyjnych.

8. Pełnomocnictwa i upoważnienia do działania w jego imieniu, w tym pisma wyznaczające osoby uprawnione do podejmowania czynności z zakresu prawa pracy wobec pracowników urzędu.

 

§ 55. 1. W razie nieobecności Wójta, pisma wymienione w § 51 podpisuje Zastępca Wójta
lub Sekretarz Gminy w zakresie określonym w pełnomocnictwie.

2. Pracownik Urzędu może podpisywać decyzje w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej wyłącznie na podstawie odrębnego upoważnienia wydanego przez Wójta.

3. Uprawnienia poszczególnych pracowników do podpisywania pism i dokumentów, udostępniania informacji zawierających dane osobowe są również uregulowane w indywidualnych zakresach czynności lub na podstawie upoważnienia wydanego przez Wójta.

 

Rozdział XI

Zasady obiegu dokumentów w urzędzie

 

§ 56. Czynności kancelaryjne wykonywane są w systemie tradycyjnym. Jest to system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci nie elektronicznej. Zasady obiegu dokumentów
i korespondencji określa instrukcja kancelaryjna dla organów gmin i związków międzygminnych.

 

§ 57. 1. Zasady obiegu i kontroli dokumentów księgowych określa „instrukcja obiegu
i kontroli dokumentów księgowych” wydana przez Wójta w drodze zarządzenia wewnętrznego.

2.Zasady komunikacji wewnętrznej między pracownikami określa procedura komunikacji wewnętrznej wydana przez Wójta w drodze zarządzenia.

 

§ 58. Zasady postępowania z dokumentami zawierającymi informacje niejawne określają odrębne przepisy szczególne.

 

§ 59. 1. Do wglądu Wójta w celu zapoznania się i wydania stosownych dyspozycji wykonawczych, przekazuje się niezależnie od nadawcy, adresowane do:

1. Wójta,

2. Urzędu.

2. Korespondencję adresowaną do rady i jej organów przekazuje się do stanowiska pracy
ds. obsługi rady.

3. Korespondencję adresowaną imiennie przekazuje się bezpośrednio adresatom.

4. Zwróconą przez Wójta – przejrzaną i zadekretowaną korespondencję przekazuje się
za pośrednictwem stanowiska pracy ds. kancelaryjno-gospodarczych do dalszego załatwienia określonym w zapisie pracownikom urzędu, po dokonaniu czynności kancelaryjnych.

5. Czynności związane z korespondencją przychodzącą do Urzędu oraz wysyłaniem i doręczaniem przesyłek pocztowych wykonuje stanowisko ds. kancelaryjnych.

 

Rozdział XII

Zasady opracowywania projektów aktów prawnych

 

§ 60. Pracownicy przy opracowywaniu projektów aktów prawnych należy przestrzegać następujących zasad:

1. akt nie może zawierać postanowień wykraczających poza upoważnienia ustawowe, a także wkraczać w sferę spraw zastrzeżonych do kompetencji innych organów,

2. układ projektu aktu prawnego powinien być przejrzysty a jego redakcja powinna być jasna
   i zwięzła,

3. dla oznaczenia jednakowych pojęć należy używać jednakowych terminów i określeń prawnych, przyjętych w obowiązującym ustawodawstwie.

 

§ 61. 1. Akt prawny powinien zawierać:

1. tytuł,

2. podstawę prawną,

3. zakres przedmiotowy,

4. wskazanie odpowiedzialnego za wykonanie,

5. określenie terminu wejścia w życie.

2. Projekt aktu prawnego opracowują pracownicy zgodnie z zakresem swojej właściwości rzeczowej z inicjatywy własnej lub na polecenie wójta.

3. Pracownik opracowujący projekt aktu prawnego, kieruje go do zainteresowanych, w celu dokonania uzgodnień, przeprowadzenia konsultacji lub zasięgnięcia opinii wymaganych przepisami prawa.

4. Projekt aktu prawnego powinien być uzgodniony z Sekretarzem Gminy oraz:

1. ze Skarbnikiem Gminy, jeżeli dotyczy zadań budżetowych lub ma spowodować skutki finansowe,

2. z jednostkami organizacyjnymi gminy, jeżeli nakłada na te jednostki zadania lub obowiązki.

5. Projekt aktu prawnego powinien być zaopiniowany pod względem formalno-prawnym
i redakcyjnym przez radcę prawnego.

 

§ 62. Wydane zarządzenie pracownik, który je opracował przekazuje Sekretarzowi, który prowadzi Centralny Rejestr Zarządzeń oraz zamieszcza je w Biuletynie Informacji Publicznej
i przekazuje osobom odpowiedzialnym za ich realizację.

 

§ 63. Uchwalone uchwały pracownik na stanowisku ds. kadr i obsługi rady przekazuje wszystkim zainteresowanym pracownikom, sołtysom oraz odpowiednim organom zgodnie
z obowiązującymi przepisami i zamieszcza je w Biuletynie Informacji Publicznej.

 

 

Rozdział XIII

Pieczęcie i pieczątki

 

§ 64. 1. Ewidencję pieczęci i pieczątek w urzędzie prowadzi stanowisko pracy
ds. kancelaryjnych. Z ewidencji tej powinno wynikać jak długo i w czyim użytkowaniu dana pieczęć lub pieczątka się znajduje.

2. Pracownicy odchodzący z pracy zdają pobrane pieczęcie i pieczątki na stanowisko pracy
ds. kancelaryjnych.

 

§ 65. Do osób dysponujących pieczęciami i pieczątkami należy:

1. kwalifikowanie dokumentów pod kątem potrzeby odciskania na nich odpowiednich pieczęci
   i pieczątek oraz osobiste ich odciskanie.

2. Przechowywanie pieczęci i pieczątek pod zamknięciem i zabezpieczenie przed dostępem osób trzecich.

3. Natychmiastowe informowanie przełożonego o kradzieży lub zagubieniu pieczęci
   lub pieczątek.

Rozdział XIV

Zasady udzielania pełnomocnictw i upoważnień

 

§ 66. 1. W określonych przepisami prawa przypadkach, wynikających z realizowanych zadań
i czynności, pracownikom Urzędu oraz kierownikom jednostek organizacyjnych mogą zostać udzielone upoważnienia lub pełnomocnictwa do realizacji określonych czynności i załatwiania spraw.

2. Upoważnienia lub pełnomocnictwa udzielane są pracownikom indywidualnie lub odrębnym Zarządzeniem Wójta, zgodnie z Zarządzeniem w sprawie ustalenia zasad wydawania
oraz rejestracji upoważnień i pełnomocnictw.

3. Rejestr upoważnień i pełnomocnictw w Urzędzie prowadzi pracownik na stanowisku ds. kadr, obsługi rady.

Rozdział XV

Postanowienia końcowe

 

§ 67. 1. Spory kompetencyjne wynikające ze stosowania niniejszego regulaminu rozstrzyga Wójt.

2. Zmiany w regulaminie organizacyjnym mogą być dokonane w trybie przewidzianym dla jego nadania.