Zarządzenie Nr 60/21

Wójta Gminy Przybiernów

z dnia 21 czerwca 2021r.

 

 

w sprawie procedury komunikacji wewnętrznej w Urzędzie Gminy
w Przybiernowie

 

 

Na podstawie art. 33 ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (Dz. U. poz. 713 ze zm), zarządzam co następuje:

 

 

§ 1. Wprowadza się procedurę komunikacji wewnętrznej w Urzędzie Gminy
w Przybiernowie w brzmieniu stanowiącym Załącznik do niniejszego Zarządzenia.

 

§ 2. Zobowiązuję wszystkich pracowników Urzędu Gminy w Przybiernowie do przestrzegania procedury.

 

§ 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

 

 

 

Wójt Gminy

Lilia Ławicka

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Załącznik do Zarządzenie Nr 60/21

Wójta Gminy Przybiernów

z dnia 21 czerwca 2021r.

 

 

Procedura komunikacji wewnętrznej w Urzędzie Gminy w Przybiernowie

 

 

§ 1. Niniejsza procedura określa obowiązujące zasady komunikacji wewnątrz Urzędu Gminy w Przybiernowie, umożliwiające przekazywanie informacji niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania Urzędu oraz jak najlepszego wykonywania zadań przez pracowników.

 

§ 2. Procedura obowiązuje wszystkich pracowników Urzędu Gminy
w Przybiernowie

 

§ 3. Procedura nie określa obiegu dokumentów finansowo – księgowych, których zasady obiegu przyjęte są odrębnym Zarządzeniem.

 

§ 4. 1. Komunikacja wewnętrzna polega na wymianie informacji między poszczególnymi szczeblami w strukturze organizacyjnej Urzędu Gminy
w Przybiernowie w formie:

1) komunikacji pionowej - przepływ informacji niezbędnej do wzajemnego zaspokojenia potrzeb informacyjnych kierowników i urzędników – pracowników

2) poziomej - przepływ informacji pomiędzy pracownikami.

2. Informacje mogą być przekazywane ustnie, pisemnie, wirtualnie lub osobiście, indywidualnie lub grupowo.

3. Informacja powinna być sformułowana w sposób zwięzły, jasny
i precyzyjny, a język i styl wypowiedzi powinien być dobrany odpowiednio do słuchacza, aby był przez niego zrozumiały.

 

§ 5. Na system komunikacji wewnętrznej w Urzędzie składają się następujące elementy:

1. zarządzenia i postanowienia Wójta Gminy w Przybiernowie,

2. system spotkań obejmujący:

1) narady kierownictwa - w posiedzeniu uczestniczą: zastępca Wójta, Sekretarz oraz Skarbnik. Na polecenie Wójta mogą uczestniczyć Kierownicy Jednostek organizacyjnych i wybrani pracownicy. Cel-omówienie kluczowych dla Gminy Przybiernów spraw, problemów związanych z ich realizacją bądź określenie kierunków działań.

2) narady pracownicze – ogólnourzędowe lub wewnątrz wydziałowe organizowane są okresowo. Na naradach przekazywane są najważniejsze bieżące informacje dotyczące funkcjonowania referatu lub Urzędu.

3) indywidualne rozmowy z pracownikami – zgodnie z dekretacją na korespondencji oraz z inicjatywy pracownika w sprawach związanych
z funkcjonowaniem Urzędu. Spotkania odbywają się w cztery oczy, ale o ile sprawa dotyczy również innych komórek organizacyjnych urzędu czy pracowników -wskazana jest obecność tych pracowników.

3. Bieżąca współpraca między komórkami organizacyjnymi czy pracownikami polegająca na przekazywaniu informacji i terminowym przygotowywaniu opinii, stanowisk oraz okresowych analiz, sprawozdań i raportów dla zainteresowanych komórek organizacyjnych czy pracowników. Współpraca ta powinna zapewnić prawidłową obsługę interesantów przez Urząd. W przypadku, gdy postępowanie dotyczy kilku komórek organizacyjnych, kilku pracowników lub jednostek podległych wówczas osoby merytorycznie odpowiedzialne za realizację danego zadania współpracują ze sobą, przekazując sobie informacje, dokonują uzgodnień co do dalszego toku postępowania, odpowiedzialne są za terminowe zakończenie sprawy.

 

§ 6. Przepływ informacji pomiędzy poszczególnymi pracownikami (komórami organizacyjnymi):

 

lp.	Określenie dokumentu/informacji	Rodzaj dokumentu	Termin dostarczenia	Stanowisko przekazujące	Stanowisko przyjmujące
1.	Rezygnacja sołtysa	informacja	Na bieżąco	ds. kadr, obsługi sołectw	Wszystkie stanowiska
2.	Informacja o przeprowadzonych konkursach oraz współpracy z organizacjami pozarządowymi	Informacja – przebieg współpracy	Na koniec współpracy	Wszystkie stanowiska	ds. organizacji pozarządowych
3.	Informacje o planowanych inwestycjach (zamówieniach publicznych)	informacja	Na bieżąco	Wszystkie stanowiska	ds. zamówień publicznych
4.	Sprawozdanie z wykonanych zamówień/zakupów	sprawozdanie	czerwiec/styczeń	Wszystkie stanowiska	ds. zamówień publicznych
5.	Zawarcie umowy zlecenia	Informacja (zakres prac, termin, wynagrodzenie)	Na bieżąco	Wszystkie stanowiska	ds. kadr
6.	Informacja międzysesyjna	informacja	W wyznaczonym terminie	Wszystkie stanowiska	ds. obsługi rady
7.	Informacja o zatrudnieniu pracownika	Wykaz osób	1 tydzień	ds. kadr	ds. BHP
8.	Informacja o zatrudnieniu osoby w ramach prac społecznie użytecznych	Wykaz osób	1 tydzień	ds. spraw społecznie użytecznych	ds. BHP
9.	Informacja w zakresie szkolenia BHP (okresowe)	Wykaz osób i terminy szkoleń	1 miesiąc przed końcem terminu	ds. kadr	ds. BHP
10.	Zmiany w ewidencji ludności (urodzenia, zgony)	informacja	Raz na kwartał	USC	ds. odpadów komunalnych
11.	Wykazy dzieci urodzonych w poszczególnych latach	informacja	Wg potrzeb	USC	szkoły
12.	Zmiany z zakresu nazw ulic (nadanie, zmiana nazwy)	Uchwała Rady Gminy	Na bieżąco	ds. budownictwa	USC
13.	Nadanie lub zmiana numeru posesji	informacja	Na bieżąco	ds. budownictwa	USC
14.	Nadanie lub zmiana numeru posesji	informacja	Na bieżąco	ds. budownictwa	ds. odpadów komunalnych
15.	Nadanie lub zmiana numeru posesji	informacja	Na bieżąco	ds. budownictwa	podatki
16.	Zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu pracowników robót publicznych, objętych refundacją	zaświadczenie	Do 5. każdego miesiąca	ds. kadr	ds. płac
17.	Sprzedaż nieruchomości (lokale mieszkalne gminne)	Kserokopia aktu notarialnego	1 miesiąc	ds. sprzedaży nieruchomości zabudowanych	ds. gospodarki lokalowej
18.	Śmierć najemcy lokalu	informacja	2 razy w roku na wniosek osoby przyjmującej	ds. ewidencji ludności	ds. gospodarki lokalowej
19.	Informacja o nowych najemcach, dzierżawcach	informacja	Na bieżąco	ds. gospodarki mieszkaniowej, ds. nieruchomości	ds. czynszów
20.	Informacja o rozwiązaniu umowy najmu, dzierżawy	informacja	Na bieżąco	ds. gospodarki mieszkaniowej, ds. nieruchomości	ds. czynszów
21.	Zakończenie budowy	informacja	Na bieżąco	ds. budownictwa	ds. odpadów komunalnych
22.	Zakończenie budowy	informacja	Na bieżąco	ds. budownictwa	podatki
23.	Uzgodnienia infrastruktury dla działek gminnych	uzgodnienie	Na bieżąco	ds. budownictwa	ds. oświetlenia ds. drogownictwa
24.	Informacja o uzgodnieniu zamieszczenia w pasie drogowym infrastruktury technicznej	decyzja	Na bieżąco	ds. budownictwa	ds. nieruchomości
25.	Zakończenie inwestycji (naliczenie opłaty adiacenckiej)	informacja	Na bieżąco	ds. inwestycji	ds. nieruchomości