Zarządzenie Nr 35/2022

Wójta Gminy Przybiernów

z dnia 20 kwietnia 2022r.

 

w sprawie wprowadzenia Regulaminu ramowych procedur udzielania zamówień publicznych dla których nie stosuje się ustawy Prawo zamówień publicznych

 

 

Na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 1 z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r., poz. 2019) i zasad udzielania zamówień sektorowych w związku z art. 44 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 869 z późn. zm.) zarządzam, co następuje:

 

 

§ 1. Wprowadza się Regulamin ramowych procedur udzielania zamówień publicznych
o wartości szacunkowej nieprzekraczającej równowartości kwoty 130 000 złotych i zasad udzielania zamówień sektorowych poniżej progu 1 919 502 zł zwanego dalej progiem unijnym stanowiący załącznik do niniejszego zarządzenia.

 

§ 2. Traci moc Zarządzenie Nr 40/21 Wójta Gminy Przybiernów z dnia 12 kwietnia 2021 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu ramowych procedur udzielania zamówień publicznych o wartości szacunkowej nieprzekraczającej równowartości kwoty 130 000 złotych

 

 

§ 3. Zobowiązuję wszystkich pracowników Urzędu Gminy w Przybiernowie do przestrzegania zasad określonych w Regulaminie.

 

§ 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 20 kwietnia 2022 r.

 

 

 

 

Wójt Gminy

Lilia Ławicka

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Załącznik do Zarządzenia Nr 35/2022

Wójta Gminy Przybiernów

z dnia 20 kwietnia 2022r.

 

Regulamin ramowych procedur udzielania zamówień publicznych o wartości szacunkowej nieprzekraczającej równowartości kwoty 130.000 złotych w Urzędzie Gminy w Przybiernowie i zamówień sektorowych poniżej progu unijnego.

 

I. Ogólne zasady

§ 1. Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego przeprowadza się zgodnie z treścią niniejszego regulaminu a także zgodnie z art. 44 ustawy o finansach publicznych (tj Dz. U. 2021, poz. 305 z dnia 18.02.2021 r.).

§ 2. Ilekroć w niniejszym Regulaminie jest mowa o:

1. kierowniku zamawiającego - należy przez to rozumieć Wójta Gminy Przybiernów,

2. pracowniku - należy przez to rozumieć pracownika zatrudnionego przez Zamawiającego,

3. ustawie PZP - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych(tj. Dz.U. 2021r poz .1129 z póź. zm.).

4. pracowniku wnioskującym - należy przez to rozumieć pracownika Urzędu, wnioskującego
o przeprowadzenie postępowania w celu udzielenia zamówienia publicznego,

5. Komisji Przetargowej/zespół - należy przez to rozumieć zespół pomocniczy kierownika zamawiającego powoływany Zarządzeniem Wójta do przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,

6. zamawiającym - należy przez to rozumieć Gminę Przybiernów,

7. zamówieniu publicznym - należy przez to rozumieć umowy odpłatne zawierane między zamawiającym, a wykonawcą, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty,

8. wartości zamówienia - należy przez to rozumieć ustaloną przez zamawiającego z należytą starannością i zgodnie z zasadami określonymi w ustawie PZP wartość szacunkową zamówienia netto tj. bez podatku od towarów i usług (VAT),

9. wykonawcy - należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, która ubiega się o udzielenie zamówienie publicznego przez Gminę Przybiernów, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie udzielenia zamówienia publicznego.

 

§ 3. 1. Zamówienia, których wartość szacunkowa nie przekracza równowartości kwoty określonej w art. 2 ust. 1 pkt 1 i zamówień sektorowych poniżej progu unijnego określonych w ustawie z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. 2021r poz .1129 z póź. zm.), będą dokonywane na podstawie procedur określonych w niniejszym regulaminie.

2. Przy ustalaniu wartości szacunkowej zamówienia w sposób szczegółowy należy przestrzegać przepisów art. 28-35 ustawy PZP.

3. Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie Wykonawcy bez podatku od towarów i usług.

4. Ustalenie szacunkowej wartości zamówienia należy udokumentować w szczególności w postaci notatki z rozeznania rynku lub w postaci notatki służbowej.

5. Niedopuszczalne jest dzielenie i zaniżanie wartości zamówienia w celu ominięcia obowiązku stosowania ustawy Pzp.

 

6. Zamówienia współfinansowane ze środków europejskich lub innych mechanizmów finansowych udzielane są na podstawie niniejszego regulaminu z zachowaniem jako decydujące wytycznych wynikających z przepisów prawnych i dokumentów określających sposób udzielania zamówień dla zamówień współfinansowanych ze środków europejskich lub innych mechanizmów finansowych.

 

 

II. Procedury udzielania zamówień publicznych

§ 4. 1.Procedury udzielania zamówień określone w Regulaminie obejmują:

1) zamówienia o wartości od 10.000 złotych netto do 50.000 złotych netto włącznie;

2) zamówienia o wartości powyżej 50.000 złotych netto poniżej 130.000 złotych netto.

2. Do zamówień o wartości poniżej 10.000 złotych netto realizujący zakupy może udzielić zamówienia publicznego dokonując zakupu u jednego, wybranego przez siebie wykonawcy zgodnie z zasadą wynikającą z art. 44 ustawy o finansach publicznych.
3. Do zamówień sektorowych w rozumieniu ustawy Pzp od progu 130 000 zł włącznie do progu unijnego zamawiający może udzielać zamówień sektorowych korzystając z zasad opisanych w dla zamówień klasycznych Prawa zamówień publicznych poniżej progu unijnego co powinno być jednoznacznie określone w dokumentacji postępowania. Osoby przygotowujące i przeprowadzające postępowania poniżej progu unijnego dla zamówień sektorowych w szczególności mogą ogłosić w Biuletynie Zamówień Publicznych jako nieobowiązkowe postępowanie zgodnie z zasadami zaczerpniętymi z ustawy Prawo Zamówień Publicznych. Nie oznacza to pełnego stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych poniżej progu unijnego dla zamówień sektorowych w szczególności możliwości korzystania z środków ochrony prawnej zapisanych w ustawie Pzp.

3. W uzasadnionych sytuacjach Wójt Gminy Przybiernów może podjąć decyzję o udzieleniu zamówienia wskazanemu przez siebie wykonawcy, bez konieczności stosowania procedur uproszczonych.

4. Do zamówień: prenumeraty prasy i czasopism, publikacji książkowych, poradników, usług reklamowych, szkoleniowych, związanych z kulturą i sztuką, hotelarskich i gastronomicznych, biletów (PKS, PKP, lotniczych), uzupełnienia sortu mundurowego, usług prawniczych (doradztwo, konsultacje, opinie, zastępstwo proc esowe), usług RODO, audytu, doradztwa finansowego, usług brokerskich i ubezpieczeniowych, korzystania z oprogramowania i platform dedykowanych Urzędowi, sporządzania opinii przez biegłych, aranżacji wnętrz budynku Urzędu, zakupu artykułów spożywczych na potrzeby obsługi sesji Rady Gminy oraz narad i spotkań Wójta, organizacji
i przeprowadzenia konkursów, imprez gminnych oraz usuwania awarii, skutków klęsk żywiołowych realizujący zakupy może zrealizować zamówienie publiczne dokonując zakupu u jednego, wybranego przez siebie wykonawcy zgodnie z zasadą wynikającą z art. 44 ustawy o finansach publicznych.

 

§ 5. 1. Obowiązkiem pracownika wnioskującego odpowiedzialnego za realizację danego zamówienia, składającego wniosek dotyczący zamówienia o wartości powyżej 50 000 złotych do kwoty określonej w art. 1 ust.1 pkt 1 ustawy PZP, jest dopilnowanie odpowiednio wcześniejszego terminu zgłoszenia zamówienia tak, aby umożliwić przeprowadzenie procedur w szczególności zgodnie z zasadami art. 44 ustawy o finansach publicznych.

2. Obowiązkiem pracownika wnioskującego odpowiedzialnego za realizację danego zamówienia jest bezstronne, obiektywne, staranne, zgodne z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa rozeznanie, zakwalifikowanie oraz przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

 

III. Zamówienia publiczne o wartości od 10.000 złotych netto do 50.000 złotych netto włącznie

§ 6. 1. Zamówienia o wartości od 10.000 złotych netto do 50000 złotych netto włącznie udzielane są poprzez wybór najkorzystniejszej oferty dostępnej na rynku.

2. Udzielenie zamówień, o których mowa w ust. 1 poprzedza rozeznanie rynku, które może zostać przeprowadzone w formie sondażu telefonicznego, analizy ofert na stronach internetowych Wykonawców, przeglądu aktualnych ofert handlowych przesyłanych na pocztę elektroniczną Zamawiającego itd.

3. Dokumentami potwierdzającymi rozeznanie rynku są w szczególności:

1) zapytanie cenowe skierowane do co najmniej 2 potencjalnych Wykonawców wraz
z odpowiedziami cenowymi lub ofertami potencjalnych Wykonawców, z zastrzeżeniem ust. 4;

2) zapytanie cenowe zamieszczone na stronie internetowej Zamawiającego wraz z ofertami potencjalnych Wykonawców, z zastrzeżeniem ust. 4;

3) wydruki ze stron internetowych co najmniej 2 potencjalnych Wykonawców przedstawiających oferty lub informacje handlowe (opatrzone datą dokonania wydruku);

4) oferty lub informacje handlowe przesłane bądź przekazane przez Wykonawców z własnej inicjatywy obejmujące analogiczny przedmiot zamówienia z okresu poprzedzającego moment rozeznania rynku.

4. Wymóg przeprowadzenia rozeznania rynku w sposób określony w ust. 3 pkt 1 i 2 Regulaminu będzie spełniony, gdy Zamawiający otrzyma co najmniej jedną odpowiedź cenową lub jedną ważną ofertę od potencjalnego Wykonawcy.

5. Z przeprowadzonego rozeznania rynku należy sporządzić notatkę, której wzór stanowi załącznik nr 1 do Regulaminu.

6. Dopuszcza się możliwość negocjacji z potencjalnymi Wykonawcami.

 

IV. Zamówienia publiczne o wartości powyżej 50.000 złotych netto i poniżej 130.000 złotych netto

§ 7. 1. Procedurę udzielenia zamówienia o wartości powyżej 50.000 złotych netto i poniżej 130.000 złotych netto rozpoczyna zaakceptowanie przez kierownika zamawiającego, wniosek
o uruchomieniu postępowania z potwierdzeniem Skarbnika Gminy o zabezpieczeniu w budżecie Gminy środków finansowych na realizację zamówienia, stanowiąca załącznik nr 2 do niniejszego regulaminu.

2. W celu wszczęcia procedury pracownik wnioskujący albo zespół przeprowadzający procedurę sporządza zaproszenie do składania ofert zaproszenie zawiera w szczególności:

1) nazwę i adres zamawiającego wraz z numerami telefonu oraz adresem poczty elektronicznej;

2) określenie sposobu komunikowania się - telefonicznie, faksem lub za pomocą poczty elektronicznej, ze wskazaniem osoby uprawnionej do kontaktu;

2) jednoznaczny i szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, wymagań, warunków realizacji zamówienia;

4) istotne postanowienia umowy;

5) informację o terminie (okresie) realizacji zamówienia;

6) informację o terminie i sposobie składania ofert;

7) informację o maksymalnej ilości wykonawców zapraszanych do negocjacji o ile negocjacje

są przewidziane.

3. Zamawiający publikuje na stronie internetowej BIP zapytanie ofertowe lub zwraca się
z zaproszeniem do składania ofert, pisemnie w tym pocztą elektroniczną, do odpowiedniej liczby wykonawców zapewniającej konkurencję, nie mniejszej niż 3. Przy czym wyboru można dokonać na podstawie 1 ważnej oferty.

4. Niezwłocznie po upływie terminu wyznaczonego na składanie ofert, dokonywana jest ich ocena.

5. Kryteriami wyboru najkorzystniejszej oferty mogą być:

1) cena lub koszt;

2) cena lub koszt i inne kryteria odnoszące się do przedmiotu zamówienia (takie jak: jakość, funkcjonalność, doświadczenie Wykonawcy, poziom wiedzy specjalistycznej, warunki serwisowania, koszty eksploatacji, termin wykonania zamówienia, parametry techniczne, aspekty środowiskowe, aspekty społeczne, aspekty innowacyjne, itp.).

3) w przypadku zastosowania ceny jako jedynego kryterium wyboru Wykonawcy przez ofertę najkorzystniejszą ekonomicznie rozumie się ofertę zapewniająca najtańsze wykonanie przedmiotu zamówienia po zsumowaniu ceny oraz innych kosztów związanych z realizacją przedmiotu zamówienia takich jak: koszty transportu, wniesienia, montażu.

6. Dopuszcza się negocjacje z poszczególnymi wykonawcami w celu obniżenia ceny lub uzyskania korzystniejszych warunków realizacji zamówienia o ile zamawiający poinformował wykonawców o takiej możliwości w momencie wszczęcia postępowania.

7. Na podstawie złożonych przez wykonawców ofert Komisja Przetargowa lub wskazany zespół /osoba do przygotowania i przeprowadzenia postępowania sporządza protokół
z przeprowadzonego rozeznania cenowego, stanowiący załącznik nr 3 do regulaminu, który podlega zatwierdzeniu przez Kierownika Zamawiającego.

8. Zamawiający udziela zamówienia w formie umowy pisemnej określającej szczegółowo warunki realizacji zamówienia wykonawcy, który złożył najkorzystniejszą ekonomicznie ofertę na realizację przedmiotowego zamówienia, odpowiadającą możliwościom finansowym i wymaganiom jakościowym zamawiającego. Umowa co do zasady jest zawierana w formie pisemnej jednak za zgodą kierownika zamawiającego umowę można zawrzeć w innej formie np ustnej.

9. Informację o wyniku zapytania ofertowego zamieszcza się na stronie internetowej BIP Zamawiającego lub przekazuje się Wykonawcom.

 

V. Postanowienia końcowe

§ 8. Cała dokumentacja z postępowania o zamówienie przechowywana jest w na stanowisku pracy pracownika wnioskującego, który odpowiedzialny jest za realizację zadania oraz archiwizację.

§ 9. 1. Do umów zawieranych w sprawach zamówienia do 130.000 złotych stosuje się ogólne przepisy o zawieraniu umów w szczególności unormowane w ustawie z dnia 23 kwietnia 1964 r. kodeks cywilny.

2. Projekty umów o wartości powyżej 50.000 złotych netto podlegają uzgodnieniu z radcą prawnym.

§ 10. W sytuacji gdy żaden wykonawca nie złoży oferty z zapytania ofertowego, dopuszcza negocjacje z jednym wybranym Wykonawcą w szczególności stosując zasady z art. 44 ustawy o finansach publicznych .

 

§ 11. 1. Sprawozdanie z podjętych zamówień należy przedłożyć:

1) do końca lipca za okres styczeń – czerwiec,

2) do końca stycznia za rok poprzedni.

2. Wzory druków stanowiących załączniki do niniejszego regulaminu mają charakter instrukcyjny i mogą być modyfikowane zależnie od stanu faktycznego danego postępowania.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Załącznik nr 1 do Regulamin ramowych procedur udzielania zamówień publicznych o wartości szacunkowej nieprzekraczającej równowartości kwoty 130.000 złotych w Urzędzie Gminy w Przybiernowie

 

 

NOTATKA z przeprowadzonego rozeznania rynku

 

1. Przedmiot zamówienia:.....................................................................................................................

2. Szacunkowa wartość zamówienia: ……………………...

3. Forma przeprowadzonego rozeznania rynku*:

1) Zapytanie cenowe skierowano do:

..........................................................................................................................................................

…………………................................................……………………….....................................…

………………….......................................................………………………………...................…

2) Zapytanie cenowe zamieszczono na stronie internetowej Zamawiającego:...................…

3) Wydruki ze stron internetowych potencjalnych Wykonawców przedstawiających oferty lub informacje handlowe.

4) Oferty lub informacje handlowe przesłane bądź przekazane przez Wykonawców z własnej inicjatywy, obejmujące analogiczny przedmiot zamówienia z okresu poprzedzającego moment rozeznania rynku.

5) Inne:.........................................................................................................................................…

 

4.Informacje dotyczące cen uzyskano od:

 

Lp.	Nazwa i adres wykonawcy, od którego otrzymano ofertę	Cena	Inne kryteria*

 

5. Wybrano wykonawcę: ……………………………….

Uzasadnienie wyboru najkorzystniejszej oferty: …………………………..

6. Notatkę sporządził: ……………………………...

 

 

 

 

Zatwierdzam i przekazuję do realizacji

 

……………………………………………..

(data i podpis Wójta Gminy Przybiernów)

 

 

 

 

Załącznik nr 2 do Regulamin ramowych procedur udzielania zamówień publicznych o wartości szacunkowej nieprzekraczającej równowartości kwoty 130.000 złotych w Urzędzie Gminy w Przybiernowie

 

 

…………………………….

Pieczęć zamawiającego

Znak sprawy:

 

Wniosek o uruchomieniu postępowania dla zamówienia o wartości powyżej 50.000 złotych netto i poniżej 130.000 złotych netto

 

Proszę o uruchomienie postępowania prowadzonego w oparciu o Regulamin ramowych procedur udzielania zamówień publicznych o wartości szacunkowej nieprzekraczającej równowartości kwoty 130.000 złotych w Urzędzie Gminy w Przybiernowie

Opis zamówienia:……………………………………………………………………………..

………………………………………………………………………………………………

Szacunkowa wartość zamówienia: w zł netto …..…………..……

Nazwisko i imię osoby, która ustaliła wartość zamówienia: …………………………………

 

Decyzja o uruchomieniu postępowania

Uruchamia się/nie uruchamia się postępowanie prowadzone w oparciu o Regulamin ramowych procedur udzielania zamówień publicznych o wartości szacunkowej nieprzekraczającej równowartości kwoty 130.000 złotych w Urzędzie Gminy w Przybiernowie

 

 

 

Potwierdzam zabezpieczenie w budżecie Gminy Zatwierdzam do realizacji:

środków finansowych na realizację

zamówienia:

 

 

………………………………. ………………………………….

(Skarbnik Gminy) (Wójt Gminy Przybiernów)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Załącznik nr 3 do Regulamin ramowych procedur udzielania zamówień publicznych o wartości szacunkowej nieprzekraczającej równowartości kwoty 130.000 złotych w Urzędzie Gminy w Przybiernowie

 

 

 

Znak sprawy:

 

 

Protokół

z przeprowadzonego zapytania ofertowego dla zamówienia o wartości powyżej 50.000 złotych netto i poniżej 130.000 złotych netto

 

zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 1 z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U.

z 2019 r., poz. 2019), dokonano wyboru wykonawcy:

1. Opis przedmiotu zamówienia: …………………………………………………

2. Termin realizacji/wykonania zamówienia: …………………………………

3. Wartość szacunkowa zamówienia: w zł netto ………………… … ustalona na podstawie:

…………

5. Nazwisko i imię osoby, która ustaliła wartość szacunkową zamówienia:

………………………

6. Data ustalenia wartości szacunkowej zamówienia: ………………………………………

7. Informację dotyczącą ceny i innych kryteriów wyboru oferty uzyskano od:

 

Lp.	Nazwa i adres wykonawcy	Cena	Inne kryteria*

 

 

8. Informacje uzyskano w dniach: …………………………………..........

9. Wybrano wykonawcę nr……….…… Firma …………………………….……

10. Uzasadnienie wyboru oferty najkorzystniejszej ………………………………

 

Komisja przetargowa:

1. …………………………………..

2. ……………………………………

3. ……………………………………

 

Data: ……………………..

Zatwierdzam do realizacji:

 

 

……………………………………….

(Wójt Gminy Przybiernów)

 

 

 

 

 

Załącznik nr 4 do Regulamin ramowych procedur udzielania zamówień publicznych o wartości szacunkowej nieprzekraczającej równowartości kwoty 130.000 złotych w Urzędzie Gminy w Przybiernowie

 

 

 

Sprawozdanie z podjętych zamówień

za okres:

a) okres styczeń – czerwiec roku …………………..

b) za rok ………………….

 

 

 

L.P.	Przedmiot zamówienia, nazwa	Rodzaj (D,U,R) dostawy, usługi, roboty budowlane	Tryb postępowania (np. zapytanie cenowe, zapytanie ofertowe)	Ustalona Wartość zamówienia PLN netto	Data zawarcia umowy powyżej 10.000 zł netto

 

 

 

 

………………………………..

podpis pracownika