Zarządzenie nr 140/2025 w sprawie powołania Administratorów Systemu KSeF (Krajowy System e-Faktur) oraz zasad nadawania uprawnień dla użytkowników Systemu KSeF w Gminie Przybiernów

ZARZĄDZENIE NR 140/2025

WÓJTA GMINY PRZYBIERNÓW
z dnia 28 listopada 2025r.

w sprawie powołania Administratorów Systemu KSeF (Krajowy System e-Faktur) oraz zasad nadawania uprawnień dla użytkowników Systemu KSeF w Gminie Przybiernów

Na podstawie art. 33 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz. U. z 2025 r., poz. 1153), w związku § 4 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz. U. z 2021 r., poz. 2481 z późn. zm.) oraz § 19 ust. 2 pkt 4 i 7 lit. a) Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 21 maja 2024 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. z 2024, poz. 773)

§ 1.1. W związku z "Zawiadomieniem ZAW-FA o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z krajowego systemu e-faktur" składanym do właściwego naczelnika urzędu skarbowego wyznaczam Panią: Annę Ziębę – Skarbnika Gminy Przybiernów, do pełnienia roli osoby uprawnionej na podstawie zawiadomienia ZAF-FA do korzystania z krajowego systemu e-faktur w oprogramowaniu interfejsowym, zwanym dalej "KSeF.
2. Do zadań osoby uprawnionej, o której mowa ust. 1, należy pełnienie roli Administratora Systemu KSeF w zakresie właściwości podatnika–Gminy Przybiernów, w szczególności do:
1) Nadawania/odbierania uprawnień;
2) Nadawania/odbierania uprawnień do zarządzania jednostkami zależnymi (gminnymi jednostkami organizacyjnymi).
3) W celu zapewnienia ciągłości działania systemu KSeF wyznaczam następujące osoby-Administratorów jednostek zależnych których uprawnienia zostaną nadane przez Administratora Systemu KSeF, o którym mowa w ust. 1:
a) Justynę Andrzejewską; Sekretarz Gminy Przybiernów do pełnienia roli Administratora Systemu KSeF w zakresie właściwości podatnika – Urzędu Gminy w Przybiernowie,
b) Kierowników/dyrektorów każdej jednostki organizacyjnej objętej centralizacją VAT do pełnienia roli Administratora Systemu KSeF w zakresie właściwości podatnika swojej jednostki.
§ 2.1. KSeF umożliwia wystawianie, odbieranie i przeglądanie e-Faktur podatnikom i podmiotom uprawnionym przez tych podatników. Aplikacja posiada również dodatkowe funkcjonalności ułatwiające obsługę e-Faktur (podgląd, pobieranie na dysk lokalny e-Faktury, weryfikację statusu wysyłki e-Faktury, pobranie Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO)) oraz zarządzanie uprawnieniami i tokenami. Dodatkowo aplikacja umożliwia bez konieczności logowania podgląd e-Faktury (anonimowy dostęp do e-Faktury po wskazaniu jej indywidualnych cech) oraz weryfikację statusu wysyłki i możliwość pobrania UPO KSeF.
2. Dostęp do KSeF następuje za pośrednictwem dedykowanej strony utworzonej przez Ministra Finansów: ksef.podatki.gov.pl.
§ 3. Nadawanie, zmiana lub odebranie uprawnień następuje z zastosowaniem specyfikacji KSeF, po weryfikacji posiadanych uprawnień.
§ 4. 1. Uprawnienia do korzystania z systemu KSeF dla pracowników jednostek zależnych (gminnych jednostek organizacyjnych) nadaje lub odbiera administrator jednostki zależnej o którym mowa w § 1 ust. 2 pkt.3.
2. Administrator jednostki zależnej o którym mowa w § 1 ust. 2 pkt.3. posiada uprawnienia w szczególności do:
1) zarządzania uprawnieniami w KSeF, w obrębie danej jednostki zależnej;
2) przeglądania uprawnień w KSeF, w obrębie danej jednostki zależnej.
§ 5. 1. W kontekście prawidłowej pracy i zawartych danych w systemie KSeF każdy użytkownik systemu KSeF powinien zapoznać się w szczególności z:
1) Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2021r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur;
2) Podręcznikiem użytkownika Krajowy System E-Faktur - Aplikacja Podatnika KSeF;
3) niniejszym zarządzeniem.
2.Mając na uwadze, że system KSeF jest systemem informatycznym, w ramach którego przetwarzany jest szeroki zakres danych, każdy użytkownik powinien przestrzegać:
1) zasad bezpiecznego uwierzytelnienia się, bezpiecznej pracy i zakończenia pracy w Systemie KSeF;
2) regulacji wewnętrznych obowiązujących w danej jednostce organizacyjnej dotyczących bezpiecznej pracy w systemach informatycznych oraz ochrony danych osobowych;
3) obowiązku zgłaszania do Administratora systemu KSeF wszelkich incydentów mających wpływ na prawidłowe funkcjonowanie systemu.
§ 6. Wykonanie zarządzenia powierzam Skarbnikowi Gminy Przybiernów, Sekretarzowi Gminy Przybiernów oraz Kierownikom jednostek organizacyjnych objętych centralizacją VAT.
§ 7. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.

Wójt Gminy

Bogdan Jarosław Czaplicki