Zarządzenie nr 74/2026 w sprawie wprowadzenia Procedury Publikacji i Aktualizacji Danych w Centralnym Rejestrze Umów

ZARZĄDZENIE NR 74/2026

WÓJTA GMINY PRZYBIERNÓW

z dnia 25 czerwca 2026 r.

 

w sprawie wprowadzenia Procedury Publikacji i Aktualizacji Danych w Centralnym Rejestrze Umów

 

 

Na podstawie art. 30 ust. 1 i art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym, art. 34a–34d ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 30 marca 2026 r. w sprawie Centralnego Rejestru Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych oraz art. 5 oraz art. 32 ust. 1 lit. d i art. 24 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO), zarządzam, co następuje:

 

§ 1. Wprowadza się do stosowania w Urzędzie Gminy w Przybiernowie:

1. „Procedurę publikacji i aktualizacji danych w Centralnym Rejestrze Umów” – stanowiącą Załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.

2. Analizę ryzyka przetwarzania danych osobowych w CRU – stanowiącą Załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia.

3. Wykaz osób uprawnionych – stanowiący Załącznik nr 3 do niniejszego zarządzenia.

 

§ 2. 1. Analiza ryzyka stanowiąca załącznik nr 2 podlega okresowej aktualizacji, a jej aktualizacja nie wymaga zmiany niniejszego zarządzenia, o ile nie powoduje zmiany zasad określonych w procedurze.

2. Wykaz osób uprawnionych podlega aktualizacji i nie wymaga zmiany niniejszego zarządzenia.

 

§ 3. 1. Zobowiązuje się wszystkich pracowników odpowiedzialnych za dokonywanie zakupów, zamówień, przygotowywanie umów do weryfikacji, wprowadzania, publikowania oraz aktualizowanie danych w CRU JSFP.

2. Zobowiązuje się wszystkich pracowników określonych w ust. 1 do przestrzegania zasad określonych w procedurze.

 

§ 4. Nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierza się Sekretarzowi Gminy, a Inspektorowi Ochrony Danych - w zakresie monitorowania przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych.

 

§ 5. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania, z mocą obowiązywania od dnia 1 lipca 2026 r.

 

Wójt Gminy

Bogdan Jarosław Czaplicki

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 74/2026

Wójta Gminy Przybiernów

z dnia 25 czerwca 2026 r.

 

PROCEDURA PUBLIKACJI I AKTUALIZACJI DANYCH

W CENTRALNYM REJESTRZE UMÓW

 

§ 1. Cel procedury

1. Celem procedury jest zapewnienie zgodnego z przepisami prawa przetwarzania danych osobowych podczas wprowadzania, publikowania, aktualizacji oraz usuwania informacji w Centralnym Rejestrze Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych.

2. Procedura ma zapewnić zgodność przetwarzania danych osobowych z:

− ustawą z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, w szczególności art. 34a-34d;

− rozporządzeniem Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 30 marca 2026 r. w sprawie Centralnego Rejestru Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych;

− ustawą z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej, w szczególności art. 5;

− rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. - RODO;

− ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych;

− wewnętrznymi regulacjami administratora danych.

 

§ 2. Zakres stosowania

1. Procedura ma zastosowanie do wszystkich pracowników i współpracowników Urzędu uczestniczących w procesie przygotowania i publikacji danych dotyczących umów podlegających ujawnieniu w CRU JSFP, w szczególności osób odpowiedzialnych za dokonywanie zakupów, zamówień, przygotowywanie umów.

2. Procedura dotyczy czynności realizowanych po stronie jednostki, w szczególności kwalifikowania umów do publikacji, weryfikacji zakresu danych, wprowadzania, aktualizacji, korekty i usuwania informacji w CRU.

3. Procedura obejmuje zarówno dokumentację elektroniczną, jak i papierową.

4. Procedura nie obejmuje technicznego utrzymania systemu teleinformatycznego CRU, za którego funkcjonowanie odpowiada właściwy minister, z zastrzeżeniem obowiązków jednostki dotyczących prawidłowego i bezpiecznego korzystania z konta jednostki oraz kont użytkowników.

5. Procedura nie zastępuje innych obowiązujących w jednostce dokumentów z zakresu ochrony danych osobowych, bezpieczeństwa informacji, zarządzania incydentami, archiwizacji, obiegu dokumentów, instrukcji kancelaryjnej ani regulacji dotyczących udostępniania informacji publicznej.

 

§ 3. Definicje

Rola Administratora- wyznaczony pracownik odrębnym zarządzeniem, który ma prawo nadawać w systemie uprawnienia innym pracowniom.

Rola Wprowadzający/Rola Publikujący - pracownicy, którzy są odpowiedzialni za dokonywanie zakupów, zamówień, przygotowywanie umów, którzy zostali uwierzytelnieni w systemie posiadają rolę wprowadzającego i rolę publikującego.

Osoba uprawniona – pracownik posiadający rolę administratora, rolę wprowadzający lub rolę publikujący.

IOD - Inspektor Ochrony Danych zatrudniony w Urzędzie Gminy w Przybiernowie.

Kierownik jednostki- osoba kierująca jednostką sektora finansów publicznych w rozumieniu właściwych przepisów, odpowiedzialna za realizację obowiązków dotyczących CRU lub osoba upoważniona do realizacji zadań w systemie.

Reprezentant Kierownika Jednostki – osoba, która posiada upoważnienie do reprezentowania Kierownika Jednostki oraz wykonywania wszelkich czynności w systemie teleinformatycznym CRU

RODO - rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r.

 

§ 4. Zasady ogólne

1. Dane osobowe przetwarza się zgodnie z zasadami:

− legalności,

− rzetelności i przejrzystości,

− minimalizacji danych,

− prawidłowości,

− ograniczenia przechowywania,

− integralności i poufności.

2. W CRU JSFP udostępnia się wyłącznie informacje wymagane przepisami prawa tj:

− numer umowy,

− datę zawarcia umowy,

− przedmiot umowy,

− wartość umowy bez podatku VAT, ustaloną zgodnie z przepisami dotyczącymi CRU JSFP,

− okres obowiązywania,

− oznaczenie stron umowy,

− wskazanie, czy umowa jest finansowana ze środków, o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 2–3 ustawy o finansach publicznych.

3. Jeżeli stroną umowy jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, oznaczenie strony umowy powinno obejmować zasadniczo imię i nazwisko, chyba że przepisy szczególne wymagają innego zakresu.

4. Jeżeli stroną umowy jest przedsiębiorca będący osobą fizyczną, zakres oznaczenia strony umowy może obejmować dane identyfikujące działalność gospodarczą, w szczególności firmę, NIP/ REGON oraz adres siedziby albo adres wykonywania działalności gospodarczej, zgodnie z przepisami dotyczącymi CRU.

5. Opis przedmiotu umowy powinien być sformułowany w sposób zgodny z rzeczywistością, ale możliwie neutralny z punktu widzenia ochrony prywatności. Nie powinien ujawniać informacji o sytuacji rodzinnej, zdrowotnej, socjalnej, majątkowej, miejscu zamieszkania albo innych okolicznościach prywatnych osoby fizycznej, jeżeli nie jest to niezbędne i prawnie dopuszczalne.

6. Zabrania się publikowania danych niewymaganych przez przepisy (tzw. danych nadmiarowych) w szczególności:

− numerów PESEL,

− numerów dowodów osobistych,

− danych rachunków bankowych osób fizycznych,

− danych szczególnych kategorii,

− danych dotyczących zdrowia,

− prywatnych danych kontaktowych.

 

§ 5. Odpowiedzialność

1. Osoby uprawnione (z rolą administrator, wprowadzający lub publikujący) wykonują czynności w CRU wyłącznie w zakresie udzielonej roli oraz przy wykorzystaniu przypisanych im kont i uprawnień. Zabrania się udostępniania loginów, haseł, tokenów, kodów jednorazowych lub innych środków dostępu osobom trzecim.

2. Każda osoba uczestnicząca w procesie CRU jest obowiązana do zachowania należytej staranności, poufności danych niepodlegających publikacji oraz do niezwłocznego zgłaszania nieprawidłowości.

 

§ 6. Weryfikacja danych przed publikacją

1. Przed zamieszczeniem informacji o umowie w CRU osoba uprawniona dokonuje oceny czy

umowa podlega obowiązkowi udostępnienia w CRU.

2. Ocena obejmuje ustalenie:

− zgodność danych z dokumentem źródłowym,

− czy umowa mieści się w zakresie obowiązku określonego w ustawie o finansach publicznych,

− czy umowa została zawarta przez jednostkę albo na jej rzecz i czy obciąża plan finansowy albo budżet tej jednostki,

− czy nie zachodzi wyłączenie podmiotowe lub przedmiotowe przewidziane przepisami,

− czy w danych przygotowanych do publikacji nie znajdują się dane podlegające wyłączeniu z jawności.

− czy w danych przygotowanych do publikacji nie znajdują się dane nadmiarowe.

3. Do CRU nie wprowadza się informacji o umowach, z których nie wynika zobowiązanie obciążające plan finansowy albo budżet jednostki, chyba że z przepisów szczególnych albo wytycznych właściwego organu wynika inaczej.

4. Jeżeli w informacjach o umowie znajdują się dane, które nie powinny zostać udostępnione w CRU, należy zastosować jedno z poniższych działań:

− nie wprowadzać danych do CRU, jeżeli nie są wymagane;

− ograniczyć zakres opisu albo zastąpić go opisem neutralnym, jeżeli pełny opis ujawniałby dane dotyczące sfery prywatności;

− zanonimizować albo ukryć dane nadmiarowe w dokumencie lub informacji przygotowywanej do przekazania, jeżeli dokument ma zostać dołączony do systemu;

− zamieścić wzmiankę o przyczynie wyłączenia jawności, jeżeli przepisy wymagają wskazania podstawy prawnej i osoby lub organu dokonującego wyłączenia.

5. Wyłączenie jawności stosuje się w zakresie wynikającym z przepisów o dostępie do informacji publicznej, w szczególności w przypadku ochrony prywatności osoby fizycznej, tajemnicy przedsiębiorcy albo innych tajemnic ustawowo chronionych.

6. W przypadku wyłączenia informacji z uwagi na prywatność osoby fizycznej, w CRU zamieszcza się wymaganą wzmiankę o przyczynie wyłączenia jawności, w tym podstawę prawną oraz oznaczenie organu albo stanowisko osoby dokonującej wyłączenia, jeżeli wynika to z przepisów dotyczących CRU.

7. W przypadku wątpliwości dotyczących obowiązku publikacji, zakresu danych, ograniczenia jawności albo ochrony prywatności, osoba uprawniona konsultuje sprawę z przełożonym, komórką prawną, IOD albo inną osobą wskazaną w jednostce.

8. Jeżeli wątpliwości nie zostaną rozstrzygnięte, decyzję o zakresie publikacji podejmuje kierownik jednostki albo osoba przez niego upoważniona, po uwzględnieniu stanowiska pracownika.

 

§ 7. Wprowadzanie, aktualizacja i korekta informacji w CRU

1. Informacje o umowie udostępnia się i aktualizuje w CRU zgodnie z art. 34a ust. 10 u.f.p. bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 30 dni odpowiednio od dnia zawarcia umowy lub zaistnienia zmiany informacji o umowie, przy czym do tego terminu nie wlicza się dni, w których wystąpiła awaria systemu teleinformatycznego w którym rejestr ten jest prowadzony.

2. W przypadku stwierdzenia błędu przed publikacją dane poprawia się przed zatwierdzeniem wpisu. W przypadku stwierdzenia błędu po publikacji należy niezwłocznie dokonać korekty albo podjąć inne działania zgodne z funkcjonalnościami CRU i obowiązującymi przepisami.

3. Jeżeli wystąpi awaria systemu albo inna przeszkoda techniczna, osoba uprawniona dokumentuje ten fakt w sposób przyjęty w jednostce, w szczególności przez zapis daty, godziny, rodzaju problemu i źródła informacji o awarii, o ile jest to potrzebne do wykazania dochowania terminu.

4. W przypadku, gdy osoba, której dane dotyczą wykaże, że wprowadzone do CRU dane są nieprawidłowe (zawierają błędy), bądź osoba uprawniona stwierdzi nieprawidłowość danych, dane osobowe powinny zostać skorygowane.

5. Po wprowadzeniu danych do CRU należy na dokumencie (np. umowa, zamówienie, faktura) wpisać odręcznie: „Wpisano do CRU dnia ……………… pod numerem ……………” i umieścić własnoręczny podpis.

 

 

§ 8. Usuwanie informacji z CRU

1. Informacje o umowie są usuwane z CRU po upływie pięciu lat, licząc od końca roku, w którym umowa przestała obowiązywać. W myśl art. 34b ust. 6 u.f.p. oraz rozporządzenia CRU usuwanie danych stanowi obowiązek kierownika j.s.f.p. i powinno być realizowane przez osoby upoważnione do działania w imieniu j.s.f.p. - użytkowników konta j.s.f.p. w CRU. Za monitorowanie terminów usunięcia i usuwanie informacji z CRU odpowiada Inspektor ds. kadr, obsługi rady i pozyskiwania środków.

2. Usunięcie informacji z CRU powinno być udokumentowane w sposób umożliwiający wykazanie daty i podstawy czynności, jeżeli pozwalają na to funkcjonalności systemu albo wewnętrzne narzędzia jednostki.

3. Usunięcie danych przed upływem terminu ustawowego jest dopuszczalne w szczególności wtedy, gdy dane zostały wprowadzone omyłkowo, bez podstawy prawnej, w zakresie nadmiarowym albo wbrew ograniczeniu jawności.

 

§ 9. Środki bezpieczeństwa

1. W celu ochrony danych osobowych stosuje się środki techniczne i organizacyjne

zapewniające bezpieczeństwo danych.

Organizacyjne:

− szkolenia pracowników,

− procedury zarządzania uprawnieniami,

− okresowe kontrole poprawności wpisów,

− procedury reagowania na incydenty.

Techniczne:

− zabezpieczenie systemu hasłami,

− szyfrowanie transmisji danych,

− wykonywanie kopii zapasowych,

− ochronę antywirusową,

− rejestrowanie operacji użytkowników.

 

§ 10. Realizacja praw osób, których dane dotyczą

1. Wnioski osób, których dane dotyczą, są rozpatrywane zgodnie z przepisami RODO.

2. Każdy wniosek podlega analizie pod kątem obowiązków związanych z jawnością informacji publicznej.

3. W razie potrzeby konsultacji dokonuje się z Inspektorem Ochrony Danych.

 

§ 11. Reagowanie na naruszenia ochrony danych w CRU

1. W przypadku podejrzenia lub stwierdzenia naruszenia ochrony danych osobowych w związku z CRU JSFP, w szczególności opublikowania danych nadmiarowych, danych objętych ograniczeniem jawności, danych błędnych, informacji o umowie niepodlegającej publikacji albo nieuprawnionej modyfikacji wpisu, osoba, która stwierdziła naruszenie, niezwłocznie informuje Sekretarza, a w przypadku nieobecności Sekretarza - Wójta lub Zastępcę oraz Inspektora Ochrony Danych. Dalsze postępowanie prowadzi się zgodnie z obowiązującą w Urzędzie procedurą zgłaszania i obsługi naruszeń ochrony danych osobowych.

 

§ 12. Postanowienia końcowe

1. Nadzór nad stosowaniem procedury sprawuje Sekretarz Gminy przy wsparciu Inspektora Ochrony Danych.

2. Procedura podlega przeglądowi nie rzadziej niż raz na 12 miesięcy.

3. Procedura wchodzi w życie z dniem podpisania zarządzenia.

4. W sprawach nieuregulowanych niniejszą procedurą stosuje się przepisy RODO, ustawy o ochronie danych osobowych oraz przepisy regulujące funkcjonowanie Centralnego Rejestru Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych